Pengertian Microsoft Outlook, Fungsi dan Cara Menggunakan

Teknatekno.com – Dijaman sekarang harus tahu apa itu microsoft outlook. Pengertian microsoft outlook secara umum adalah suatu software yang dapat menunjang aktivitas pekerjaan salah satunya dalam kirim-mengirim email secara cepat.

Kamu tidak akan pernah lepas dari software office saat menggunakan komputer, salah satunya yang terkenal yaitu Microsoft Office yang didalamnya terdapat aplikasi seperti Ms. Word, Ms. Excel, MS. PowerPoint, dan Access. Nah, untuk lebih jelasnya Teknozen bisa baca artikel dibawah ini.

Memahami Pengertian Microsoft Outlook

Memahami Pengertian Microsoft Outlook

Pengertian Microsoft Office Outlook, biasanya dikenal sebagai microsoft outlook, adalah alat manajemen informasi pribadi Microsoft. Perangkat lunak ini termasuk dalam rangkaian Microsoft Office.

Selain penggunaan utama mengirim, menerima, dan membaca komunikasi email. Aplikasi ini juga memiliki fitur kalender, jadwal kerja, catatan, dan jurnal.

Selanjutnya, pengertian microsoft outlook dapat digunakan sebagai program mandiri atau sebagai perangkat lunak multi-pengguna. Outlook dapat memberikan akses ke kotak surat, kalender, folder, agregasi data, dan rencana rapat melalui Microsoft Exchange Server atau SharePoint.

Microsoft juga telah menerbitkan Aplikasi Outlook untuk sebagian besar platform seluler, termasuk Android dan iOS. Selain itu, Microsoft menawarkan Outlook Express, versi ringkas dari microsoft outlook.

Pada dasarnya tidak ada hubungan antara kedua software tersebut kecuali dalam hal nama saja. Outlook Express digantikan dengan Windows Mail dalam Windows Vista. Menariknya pada bulan Maret 2020 silam, Microsoft mengumumkan peluncuran serangkaian fitur baru untuk menarik pelanggan bisnis platform teams.

Selanjutnya, bagian percakapan dan kolaborasi telah diperbarui untuk menawarkan titik arah yang lebih efisien dan terintegrasi. Tentu saja, itu dibuat dengan tujuan menyederhanakan kerja kelompok dalam organisasi dan mendorong mereka untuk menggunakan Microsoft sebagai platform obrolan perusahaan.

Fungsi Microsoft Outlook

Fungsi Microsoft Outlook

Mengenai fungsi, tentu dalam setiap produk yang dirilis oleh Microsoft Office memiliki fungsinya masing-masing. Salah satu contohnya adalah Microsoft Word yang berfungsi untuk membuat, melihat, mengedit segala jenis dokumen.

Ini tidak terjadi dengan microsoft outlook, yang berfungsi terutama sebagai aplikasi perangkat lunak untuk mengirim dan membaca email dengan cepat dan efektif.

Disisi lain terdapat juga fungsi yang mungkin belum kamu ketahui. Misalnya seperti dapat digunakan sebagai catatan, penjadwalan meeting dan sejenisnya. Untuk lebih detail mengenai fungsi dari microsoft outlook ini adalah:

  1. Mengirimkan email dengan cepat.
  2. Membaca email secara offline.
  3. Membuat rencana atau mengatur acara.
  4. Mengamankan email di komputer.
  5. Cadangkan email kamu di komputer kamu.
  6. Membuat dan mengatur buku alamat (Address book).

Fitur Microsoft Outlook

Microsoft outlook sering digunakan oleh banyak orang, sehingga tidak akan lepas dari fitur yang ditawarkan. Microsoft pada dasarnya telah menawarkan beberapa fungsi penting yang dapat kamu manfaatkan

Di antaranya adalah Surat, Kontak, Kalender, Catatan, dan lainnya. Dan berikut penjelasan mengenai beberapa fitur utama dalam microsoft outlook yaitu:

1. Surat

Pengguna dapat mengirim dan menerima pesan email secara langsung menggunakan program ini. Selanjutnya, pengguna dapat membuka pesan email ini saat offline (tanpa jaringan)

2. Kontak

Pengguna dapat menggunakan fungsi ini untuk menyimpan informasi kontak orang yang mereka kenal. Selain itu, hubungi teman, pekerjaan, bisnis, sekolah, dan sebagainya.

3. Kalender dan Tugas

Ini unik karena memungkinkan kamu untuk menangani semua tuntutan aktivitas sehari-hari pengguna. Pengguna dapat menggunakannya sebagai pengingat untuk mengatur kegiatan dalam situasi ini.

4. Catatan

Fitur ini dapat digunakan untuk mencatat berbagai hal yang diinginkan secara digital. Dapat dimanfaatkan sebagai pengganti catatan pribadi, pengingat, dan lainnya.

Manfaat Microsoft Outlook

Manfaat Microsoft Outlook

Tentu saja, kamu dapat melihat bahwa ada beberapa keuntungan yang mungkin diperoleh konsumen selama menggunakan program ini. Kehadiran perangkat lunak ini dapat dimanfaatkan untuk berbagai tujuan, mulai dari bisnis hingga pendidikan.

Beberapa manfaat tersebut di antaranya adalah akses pesan yang terorganisir, akses fitur kalender, serta dapat meningkatkan kemungkinan produktivitas kerja pada pengguna. Untuk penjelasan lebih detailnya mengenai beberapa manfaat yang perlu kamu ketahui:

1. Akses Pesan yang Terorganisir

Jika kamu sudah lama menjadi pengguna microsoft outlook, kamu pasti tahu kelebihan yang satu ini. Program ini dikenal menggunakan struktur folder, yang memungkinkan pengorganisasian pesan yang efektif.

Pengguna kemudian dapat dengan mudah mengakses pesan atau lampiran lain di satu lokasi yang terorganisir dengan baik.

2. Akses Fitur Kalender

Salah satu manfaat yang paling menarik adalah program ini memungkinkan kamu membuat kalender acara, rapat, dan janji yang dapat dilihat pengguna.

Kamu kemudian dapat langsung mengirim permintaan rapat ke orang yang kamu pilih dan mengakses rapat terjadwal menggunakan tampilan bulan, minggu, atau hari.

Mengingat manfaat yang satu ini, mungkin bisa digunakan untuk menjelaskan mengapa begitu banyak orang yang terus menggunakan produk Microsoft.

3. Meningkatkan Produktivitas Kerja

Melihat titik manfaat yang satu ini, saya yakin ada satu. Microsoft outlook adalah salah satu program yang digunakan untuk mengirim email.

Dengan fitur dan kemampuannya, banyak bisnis memilih Outlook sebagai perantara klien mereka. Mempertimbangkan bahwa perangkat lunak ini dapat membantu kemampuan kerja dan meningkatkan produktivitas pengguna di kantor.

Kelebihan Microsoft Outlook

Berikut ini adalah beberapa kelebihan dari microsoft outlook yang perlu kamu ketahui:

  1. Tampilan yang user-friendly.
  2. Dapat dihubungkan ke media sosial.
  3. Perlindungan tingkat lanjut.
  4. Dokumen office yang telah terintegrasi dengan layanan one drive dapat dilihat dan diedit.
  5. Memiliki mekanisme penghapusan spam yang dapat diandalkan.
  6. Memisahkan email yang masuk sesuai dengan kategori yang diinginkan.
  7. Dapat disinkronkan dengan smartphone.

Kekurangan Microsoft Outlook

Berikut ini adalah kekurangan dari microsoft outlook yang perlu kamu ketahui:

Apabila pengguna ingin menggunakan outlook ini, Microsoft telah menyediakan dua versi yang disediakan yaitu menggunakan microsoft outlook gratis atau berbayar. Tentu saja jika pengguna memilih opsi yang gratis, maka fitur yang disediakan pun juga terbatas. Sebut saja dalam hal kapasitas penyimpanan yang hanya disediakan 5 GB saja.

Namun, tidak demikian halnya dengan outlook premium, yang hadir dengan kapasitas penyimpanan onedrive hingga 1 TB. Fitur premium akan tersedia di microsoft outlook.

Cara Menggunakan Ms. Outlook

Cara Menggunakan Ms. Outlook

Seperti yang sudah kami singgung sebelumnya, aplikasi ini akan sangat berguna jika kamu tahu bagaimana cara menggunakannya. Dan berikut ini adalah beberapa cara menggunakan Microsoft outlook dengan benar:

Cara Menggunakan Fitur Email Outlook

Email outlook adalah fitur utama aplikasi ini yang focus pada penggunaan email seperti mengirim dan menerima email dengan mudah.

1. Buat dan Kirim Pesan Teks atau Email Baru.

Jika kamu ingin menulis dan mengirimkan email baru maka cukup klik file > new > mail message. Atau kamu dapat menekan tombol Ctrl+N pada keyboard lalu masukkan alamat email yang dituju dan klik Send.

2. Konfirmasi Melalui Email

Untuk melihat apakah email sukses terkirim dan telah sampai di alamat yang dituju bisa dengan cara klik file > options > mail > cari kolom information tracking > centang pada kolom delivery message confirming dan read receipt confirming.

3.) Mengorganisir Email Masuk

Kamu dapat membuat email kamu lebih menarik dengan mengklik kanan folder kotak masuk di panel navigasi. Kemudian, pilih Folder Baru dan beri nama folder tersebut. Seret email dari kotak masuk utama ke folder yang baru dibentuk.

Cara lebih mudah bisa juga dengan klik home > rules > create rules, lalu masukan filter yang diinginkan untuk menentukan ke folder mana sebuah email akan dimasukan.

4. Hapus Email

Untuk menghapus email bisa lakukan dengan klik home > clean up > clean up conversation. Sedangkan untuk menghapus semua email bisa dilakukan dengan cara klik home > clean up > clean up folder dan subfolders untuk menghapus semua email di semua folder.

5. Kelola Banyak Akun Email

Untuk mengelola lebih dari satu akun email bisa dilakukan secara otomatis dengan cara klik file > pada account information, klik add account > masukan nama, alamat email dan kata sandi email, lalu pilih next > finish.

Cara Menggunakan Task Management

Program ini sangat ideal untuk mengatur tugas; belajar bagaimana memanfaatkan fungsi ini sederhana. Untuk meluncurkan layar Tugas, klik Ubah Tampilan ke Tampilan Tugas, lalu klik tombol Tugas Baru pada bilah alat atau tekan ctrl + shift + K.

Jangan lupa untuk menyertakan tugas atau judul proyek sebagai deskripsi di area yang disediakan. Di kolom tanggal mulai dan tanggal jatuh tempo, kamu juga dapat mengatur tanggal mulai dan berakhirnya tugas atau proyek.

Atur alarm di pengingat untuk memberi tahu kamu ketika waktu hampir habis sehingga segala sesuatunya dapat diatur dengan benar dan dilakukan tepat waktu.

Klik tombol details pada toolbar untuk memasukkan informasi lebih lanjut. Jika kamu ingin mengubah tugas yang telah dibuat, klik dua kali di atasnya.

Kemudian, jika kamu ingin berkolaborasi dalam pekerjaan dengan banyak pengguna lain, buka tasks > assign task. Kemudian, klik tombol to, masukkan alamat email orang yang ingin kamu sertakan dalam tugas, dan klik Kirim agar orang tersebut dapat menerima pekerjaan tersebut.

Apabila tugas sudah selesai klik ikon Remove From the List untuk menghapusnya, atau jika ingin mengubah konfigurasi tampilan dan lama waktu pengerjaan, bisa klik options > tasks.

Cara Menggunakan Fitur Kalender

Tampilan kalender dapat dimodifikasi untuk menampilkan tampilan menurut hari, per minggu, hari kerja, dan bulan. Atau, gunakan tampilan jadwal untuk melihat kalender sebagai garis waktu yang dapat disesuaikan.

Caranya adalah dengan klik Menu Bar lalu lihat icon new appointment untuk penjadwalan aktivitas personal. Dan new meeting untuk penjadwalan pertemuan dengan orang lain.

Cara Menggunakan Share Kalender

Fitur ini memungkinkan pengguna untuk berbagi informasi jadwal dengan pengguna lain dengan mengklik tombol email Kalender dan kemudian mengklik Bagikan Kalender. Atau, gunakan toolbar yang disediakan untuk mempublikasikan secara online.

Kamu juga dapat mengirim kalender melalui email dan memilih berapa banyak informasi yang ingin kamu sertakan.

Cara Membuat New Appointment

Untuk membuat jadwal yang disesuaikan, pilih tanggal yang sesuai, lalu klik tombol janji baru. Halaman janji kemudian akan ditampilkan, dan kamu dapat memasukkan topik di area subjek. Cantumkan lokasi kegiatan yang dimaksud serta waktu yang dibutuhkan.

Jangan lupa untuk menuliskan deskripsi pada kolom yang tersedia, yang biasanya berada di bawah kolom waktu aktivitas.

Alternatifnya, kamu dapat memilih Enter lalu menyisipkan dokumen yang ingin kamu kerjakan, serta memberikan pilihan informasi tambahan pada perlihatkan sebagai ikon, seperti di luar kantor atau sibuk. Deskripsi ini dirancang untuk memberi tahu orang-orang tentang jadwal bersama Outlook.

Terdapat ikon Reminder di bawah ikon show yang dapat digunakan untuk memberikan pemberitahuan mengenai jadwal yang telah dibuat jika waktunya sudah dekat. Jangan lupa juga untuk mengatur time alert, agar semua jadwal dibuat sesuai dengan spesifikasi kamu.

Klik icon categorize dan pilih keterangan yang sesuai untuk memberikan kategori pada jadwal yang dibuat. Lalu klik icon save dan close jika sudah selesai.

Kalender kemudian akan memberikan deskripsi tentang semua kegiatan yang telah dibuat, dan jika kamu ingin mengubahnya, cukup klik dua kali pada jadwal yang diinginkan. Jika kamu ingin mencetak jadwal yang telah dibuat, buka halaman janji temu dan pilih file > print. Jadwal akan dicetak.

Tanya Jawab Tentang Microsoft Outlook

Berikut ini adalah tanya jawab seputar microsoft outlook yaitu:

1. Apakah Outlook Gratis?

Outlook.com, adalah email berbasis web gratis paket dengan beberapa fitur Outlook.

2. Kenapa Tidak Bisa Kirim Email di Outlook?

Penyebab: Kredensial atau pengaturan akun kamu salah.

Periksa apakah kamu menggunakan alamat email, nama pengguna, dan kata sandi yang tepat. Catatan: Jika akun kamu masih belum berfungsi dengan benar, hubungi penyedia layanan email kamu untuk mendapatkan petunjuk tentang cara mengonfigurasi akun kamu di dalam program email.

Kesimpulan

Demikianlah penjelasan dari Teknatekno mengenai pengertian microsoft outlook hingga cara menggunakan microsoft outlook. Dari penjelasan diatas bisa kita simpulkan.

Pengertian Microsoft Office Outlook, biasanya dikenal sebagai microsoft outlook, adalah alat manajemen informasi pribadi Microsoft. penggunaan utama mengirim, menerima, dan membaca komunikasi email. Aplikasi ini juga memiliki fitur kalender, jadwal kerja, catatan, dan jurnal.

Related Articles

Back to top button