Pengertian Kantor Menurut Para Ahli

Teknatekno.com – Dari masyarakat kalangan bawah sampai kalangan atas mereka pasti banyak sudah mengenal atau mengetahui apa pengertian kantor, tujuan, fungsi, unsur-unsur, dan ciri-cirinya hingga jenis-jenis kantor secara umum.

Namun tetapi mungkin masih ada beberapa diantara teknozen yang tidak mengetahui apa itu definisi kantor yang sebenarnya dan juga fungsinya. Untuk itu bagi teknozen yang belum mengetahui apa itu kantor Teknatekno akan memberikan penjelasannya dibawah ini.

Memahami Pengertian Kantor

Memahami Pengertian Kantor

Pengertian kantor adalah secara etimologis istilah kantor berasal dari bahasa Belanda yaitu “Kantoor” yang artinya ruangan tempat bekerja, tempat instansi dan lain-lain.

Dalam bahasa Inggris, berasal dari istilah Office, yang berarti tempat memberikan jasa, tempat bekerja, atau kedudukan. Pengertian kantor dibagi kedalam dua bagian yang diantaranya yaitu secara dinamis dan secara statis:

  • Arti kantor secara dinamis yaitu merupakan proses yang terlibat dalam menjalankan operasi seperti pengumpulan, pencatatan, pengeolahan, penyimpanan, dan pendistribusian data disebut sebagai kantor dinamis. Jadi, dalam arti sempit, itu adalah tempat di mana fungsi administrasi atau administrasi dilakukan.
  • Sedangkan pengertian kantor statis adalah tempat bekerja, kamar kerja, ruang kerja, biro, kantor pusat, instansi, badan, perusahaan, atau tempat untuk pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan mendistribusikan data.

Pengertian Kantor Menurut Para Ahli

Berikut ini adalah beberapa pengertian kantor menurut para ahli yang perlu kamu ketahui:

1. Pengertian Kantor Menurut Moekijat

Menurut Moekijat, Kantor adalah suatu tempat yang digunakan untuk melakukan pekerjaan tata usaha.

2. Pengertian Kantor Menurut Prajudi Atmosudirjo

Kantor, menurut Prajudi Atmosudirjo, merupakan suatu kesatuan organisasi yang terdiri atas tempat, staf personel, dan operasi ketatausahaan untuk membantu pimpinan.

3. Pengertian Kantor Menurut Ulbert Silalahi (1997:6)

Menurut Ulbert Silalahi, kantor adalah unit kerja yang terdiri dari ruangan, personil, peralatan, dan operasional pengelolaan informasi tempat berlangsungnya tugas-tugas administrasi.

4. Pengertian Kantor Menurut Kallaus dan Kelling

Office is a function where interdependent system of technology, procedures, and people are at work to manage one of the firm’s most vital resources-information.

Yang artinya kantor adalah fungsi di mana sistem teknologi, prosedur, dan orang-orang bergantung satu sama lain untuk mengelola salah satu sumber daya perusahaan yang paling berharga, informasi.

5. Pengertian Kantor Menurut KBBI

Menurut KBBI, Kantor adalah balai masudnya gedung, rumah, ruangan. Tempat mengurus suatu pekerjaan atau disebut juga tempat bekerja.

Tujuan Kantor

Tujuan Kantor

Tujuan kantor adalah untuk memberikan sistem pelayanan yang berupa komunikasi dan penyimpanan data serta untuk mengumpulkan orang untuk melakukan sesuatu untuk memenuhi target atau tujuan yang telah ditentukan.

Fungsi Kantor

Kantor mempunyai beberapa fungsi di antaranya, yaitu menerima informasi, merekam informasi, mengatur informasi, memberi informasi dan melindungi aset atau harta. Untuk lebih jelasnya simak uraian berikut mengenai beberapa fungsi kantor yang perlu kamu ketahui:

1. Menerima Informasi

Salah satu tugas kantor pertama adalah menerima semua jenis informasi, seperti surat, panggilan telepon, pesanan, faktur, dan laporan lainnya mengenai berbagai operasi perusahaan.

Selain menerima informasi yang masuk, kantor memberikan fungsi untuk memperoleh informasi tambahan yang mungkin diperlukan nantinya oleh manajemen.

2. Merekam Informasi

Fungsi kantor kedua adalah untuk merekam atau menyimpan informasi sehingga dapat diberikan secepat mungkin jika diminta oleh manajemen.

Rekaman atau record dari semua informasi harus disimpan untuk alasan hukum atau bukti. Selanjutnya, rekaman atau record disimpan untuk memenuhi tuntutan manajemen dalam merencanakan dan mengoperasikan organisasi.

3. Mengatur Informasi

Fungsi kantor adalah mengatur segala jenis informasi dalam suatu informasi yang sistematis sehingga dapat dimanfaatkan atau digunakan secara efektif oleh orang-orang yang membutuhkannya.

Misalnya, laporan dari kegiatan promosi suatu perusahaan yang menyajikan informasi secara efektif dan dapat dibaca dengan benar. Laporan dibuat oleh pihak-pihak yang menggunakan informasi atau data yang telah disusun secara sistematis didalam kantor.

4. Memberi Informasi

Fungsi kantor adalah untuk memberikan informasi kepada individu yang membutuhkan. Ketika manajemen menginginkan informasi, kantor menawarkannya berdasarkan data yang diterima, dihimpun, diatur, dan disimpan.

Beberapa informasi yang diberikan mungkin bersifat rutin, sementara yang lain mungkin khusus atau insidental. Informasi lisan atau tertulis juga dapat diberikan.

5. Melindungi Aset atau Harta

Disamping yang fungsi yang lainnya, Kantor juga memiliki fungsi untuk melindungi aset atau harta. Semua informasi atau data yang diterima kantor dianggap sebagai aset atau milik kantor.

Kantor tidak akan berjalan dengan baik jika tugasnya hanya sebatas menerima, merekam, mengatur, dan memberi informasi saja.

Kantor juga harus mampu menjaga aset atau aset (informasi atau data), baik penyimpanan yang benar maupun isi informasi atau data tersebut, sehingga benar-benar dimanfaatkan untuk kepentingan perusahaan dan informasi tidak sampai ke tangan. dari pihak yang tidak bertanggung jawab.

Unsur-Unsur Kantor

Unsur-Unsur Kantor

Adapun unsur-unsur dari kantor yang harus kamu ketahui diantaranya terdiri dari:

  1. Strukturnya terdiri dari gedung, ruangan-ruangan, dan perlengkapan lainnya.
  2. Personil meliputi siapa saja yang ada hubungannya dengan organisasi di kantor, seperti pimpinan, karyawan, dan lain-lain.
  3. Peralatan yang terdiri dari alat atau mesin-mesin yang ada di kantor.

Ciri-Ciri Kantor

Adapun ciri-ciri dari kantor yang harus kamu ketahui diantaranya terdiri dari:

  1. Sebagai teknik untuk menghubungkan panca indera dan ingatan para pemimpin perusahaan.
  2. Membantu pimpinan dalam merumuskan kerja, metode kerja, dan penyederhanaan sistem manajemen.
  3. Membantu administrasi atau tata usaha dalam mencapai tujuannya.

Kegiatan Pekerjaan Kantor

Berikut ini adalah beberapa kegiatan pekerjaan kantor yang perlu kamu ketahui, antara lain :

1. Menghimpun

Yaitu kegiatan mencari dan mencari ketersediaan segala informasi yang belum ada atau informasi yang masih tersebar dimana-mana sehingga siap untuk dimanfaatkan pada saat dibutuhkan. Misalnya, pengumpulan data, pencarian informasi, membuat kliping, dan sebagainya.

2. Mencatat

Merupakan kegiatan tulis menulis termasuk data yang diperlukan agar dapat dikomunikasikan dan disimpan dalam bentuk tulisan yang bermakna. Misalnya, membuat surat, membuat notula, mencatat peristiwa, dan sebagainya.

3. Mengolah

Adalah serangkaian tindakan yang dirancang untuk bekerja pada data dan informasi untuk menyediakannya dalam bentuk laporan yang lebih bermanfaat. Misalnya: Pembuatan rekapitulasi data, membuat laporan tertulis, dan membuat laporan keuangan.

4. Menggandakan

Ini adalah kegiatan yang melibatkan mereproduksi informasi dalam berbagai cara dan metode yang diperlukan. Misalnya, memfotokopi surat, mencetak informasi, dan sebagainya.

5. Mengirim

Yaitu kegiatan menyampaikan informasi dari satu pihak ke pihak lain dengan menggunakan metode dan teknologi yang berbeda. Misalnya mengirim email, faksimili, atau surat.

6. Menyimpan

Yaitu kegiatan menyimpan informasi dalam berbagai bentuk dan teknologi di tempat yang aman. Misalnya: Menyimpan surat atau arsip, menyimpan data atau informasi ke komputer, dan menyusun buku di perpustakaan.

5. Melakukan Komunikasi

Yaitu kegiatan melakkuan pengiriman ide atau gagasan kepada pihak lain baik langsung ataupun menggunakan media dan mendapat respon dari penerima pesan. Contoh: correspondence, telepon, teleconference.

6. Menghitung

Kegiatan melakukan penetapan data yang berkaitan dengan angka. Contoh: menghitung hasil penjualan, menghitung data keuangan.

7. Pekerjaan Lain

Secara khusus, berbagai tugas kantor yang membantu kegiatan utama organisasi. Misalnya: Pelayanan tamu, pelayanan kurir, dan pelayanan kebersihan.

Jenis-Jenis Kantor

Jenis-Jenis Kantor

Berikut ini adalah beberapa jenis-jenis kantor yang perlu kamu ketahui:

1. Virtual Office

Virtual office, seperti namanya, tidak ada secara fisik. Yang disediakan adalah alamat pos serta informasi kontak.

Sebuah perusahaan, misalnya, dapat menjalankan bisnisnya dari rumah namun menyewa ruang kantor virtual di gedung perkantoran. Akibatnya, perusahaan tampaknya bertempat di gedung kantor yang sama dengan virtual office.

Akibatnya, bahkan jika perusahaan dikelola dari rumah, ia akan mendapatkan kepercayaan di antara calon pelanggannya.

Selain itu, karena masalah bisnis tidak ditujukan ke rumah pribadi, pengusaha yang bekerja dari rumah akan dirahasiakan dengan menyampaikan masalah bisnis ke virtual office.

Resepsionis, asisten, pusat panggilan, dan manfaat komunikasi lainnya disediakan oleh virtual office. Ada juga layanan antariksa, termasuk alamat yang menonjol, yang sering disediakan oleh kantor virtual.

Layanan ini memberikan alamat profesional, alamat pos, tempat pertemuan, dan pilihan untuk menyewa tempat untuk waktu yang singkat.

2. Serviced Office

Tempat kerja tunggal ini tidak hanya menawarkan tempat tetapi juga menampung semua administrator. Manajer fasilitas yang juga berfungsi sebagai administrator akan menyewakan ruang kerja atau lantai kerja ke berbagai perusahaan.

Serviced office sering ditemukan di distrik perusahaan di kota-kota besar. Tujuan dari pembuatan serviced office space adalah untuk memberikan keleluasaan bagi bisnis yang menggunakannya karena umumnya siap disewa.

Kesimpulan

Dari penjelasan diatas bisa kita simpulkan bahwa jadi kantor dapat diartikan sebagai bagian organisasi yang menjadi pusat bagi kegiatan administrasi dan pengendalian kegiatan pengolahan data atau informasi.

Demikianlah penjelasan dari Teknatekno seputar pengertian kantor, tujuan, fungsi, unsur-unsur, dan ciri-cirinya sampai dengan jenis-jenis kantor yang ada diindonesia. Semoga artikel ini bisa bermanfaat ya!

Related Articles

Back to top button