Pengertian Perencanaan, Fungsi, Tujuan dan Cara Menyusunnya

Teknatekno.com – Seperti Teknozen ketahui, pengertian perencanaan atau planning secara umum adalah sangat penting dan tidak dapat dipisahkan dari operasi manajemen. Karena mengacu pada fase awal penentuan kinerja manajemen bisnis dan tujuan lain dari suatu organisasi atau perusahaan.

Dengan kata lain, setiap orang dalam perencanaan harus berpikir terlebih dahulu. Pertimbangkan apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya, siapa yang melakukannya, dan siapa yang bertanggung jawab atas semua tindakan yang dilakukan sebelumnya. Untuk lebih jelasnya kamu bisa simak artikel dibawah ini.

Memahami Pengertian Perencanaan

Pengertian perencanaan adalah proses mendefinisikan apa yang akan dicapai atau tujuan di masa depan dan banyak langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut. Perencanaan juga dapat digambarkan sebagai tindakan terkoordinasi untuk mencapai tujuan tertentu dalam jangka waktu tertentu.

Akibatnya, tindakan seperti menguji banyak jalur pencapaian, menganalisis ketidakpastian, mengukur kapasitas, memutuskan arah kesuksesan, dan mengidentifikasi metode untuk mencapainya akan dimasukkan dalam perencanaan.

Sederhananya, perencanaan adalah proses berpikir secara rasional dan membuat penilaian yang masuk akal sebelum bertindak. Ini dapat membantu kamu dalam memproyeksikan masa depan dan menentukan bagaimana mengatasi masalah di masa depan.

Salah satu peran manajemen yang paling signifikan adalah perencanaan, yang mencakup tindakan seperti mendefinisikan tujuan organisasi, mengembangkan strategi, dan mengembangkan rencana kerja organisasi.

Perencanaan adalah langkah paling awal dari tindakan organisasi yang terkait dengan pencapaian tujuan organisasi.

Pengertian Perencanaan Menurut Para Ahli

Agar lebih memahami apa arti perencanaan, maka kamu dapat merujuk pada pendapat para ahli berikut ini:

1. Pengertian Menurut Erly Suandy

Konsep perencanaan, menurut Erly Suandy (2001:2), adalah proses mengidentifikasi tujuan organisasi dan kemudian secara jelas menyajikan strategi, taktik, dan operasi yang diperlukan untuk mencapai tujuan perusahaan secara keseluruhan.

2. Pengertian Menurut Barbara Becker

Menurut Becker (dalam Rustiadi 2008:339), perencanaan adalah strategi yang masuk akal untuk mempersiapkan masa depan.

3. Pengertian Menurut Jaqueline Alder

Menurut Alder (dalam Rustiadi 2008:339), konsep perencanaan adalah proses mendefinisikan apa yang ingin dicapai di masa depan dan proses yang diperlukan untuk mencapainya.

4. Pengertian Menurut John Douglas

Douglas mendefinisikan perencanaan sebagai proses terus-menerus memeriksa, menciptakan tujuan dan sasaran, melaksanakan, meninjau, atau mengaturnya.

5. Pengertian Menurut George Steiner

Menurut Steiner, perencanaan adalah proses yang dimulai dengan tujuan, batasan strategis, kebijakan, dan rencana komprehensif untuk mencapainya, bergerak ke organisasi untuk mengeksekusi pilihan, dan mencakup penilaian kinerja dan umpan balik pada awal siklus perencanaan baru.

Fungsi Perencanaan

Fungsinya berhubungan dengan konsep pertanyaan dasar dalam dunia manajemen, yang kadang-kadang disingkat dengan istilah 5W1H.

1. What

Berurusan dengan tujuan apa pun yang ingin dicapai oleh kelompok atau organisasi. Misalnya, tujuannya mungkin untuk memasok kebutuhan pangan masyarakat atau untuk menjadi produsen terkemuka suatu produk.

2. Why

Merupakan penjelasan dari apa, yaitu kenapa tujuan itu dibuat sebagai landasan kegiatan sebuah organisasi? Tentunya akan ada banyak jawaban nantinya, berdasarkan hasil analisa dan persiapan dari tim perencanaan yang ada.

Misalnya, mengapa tujuan perusahaan Z adalah untuk mendapatkan keuntungan 90persen lebih besar dari tahun lalu? Dari pertanyaan tersebut bisa dicari jawaban yang tepat, misalnya karena ingin menutupi rugi tahun lalu yang harus diminimalisir selama tahun ini dan tahun-tahun berikutnya.

3. Where

Tujuannya tetap untuk menjelaskan di mana area yang ideal dan benar untuk mencapai tujuan dengan memanfaatkan banyak langkah yang telah dibuat.

Misalnya, tujuan perusahaan mungkin melakukan promosi saat ini untuk memenuhi tujuan menarik pelanggan. Tempatnya mungkin di mal ritel, dan bisa memanfaatkan media sosial.

4. When

Fungsi ini terkait dengan jadwal realisasi rencana sampai semua tujuan terpenuhi. Entah itu satu bulan, enam bulan, atau satu tahun.

5. Who

Tentukan siapa yang akan memiliki bagian dalam mencapai tujuan organisasi. Tentu saja, orang-orang itu dipilih berdasarkan serangkaian skema yang direncanakan.

Penentuan sumber daya manusia ini juga memerlukan prosedur agar tim yang baik nantinya dapat berkembang untuk memenuhi tujuan dan ambisi organisasi.

6. How

Fungsi yang bersangkutan dengan menentukan tindakan yang tepat untuk mengejar untuk mencapai tujuan organisasi atau perusahaan.

Misalnya, salah satu teknik untuk meningkatkan penjualan adalah dengan menggunakan berbagai ukuran promosi yang relevan. Juga, memperluas wilayah pemasaran untuk mendapatkan klien baru, yang akan meningkatkan keuntungan perusahaan.

Manfaat Perencanaan

Manfaat Perencanaan Kegunaan atau manfaat dibuatnya perencanaan, antara lain dapat disebutkan sebagai berikut:

1. 1. Mengembangkan arah atau fokus dan tujuan perusahaan.
   2. Menjadi standar atau pedoman bagi inisiatif untuk mengurangi ambiguitas.
   3. Perencanaan menimbulkan aktivitas-aktivitas yang teratur.
   4. Menjadi alat pengawasan (Krisnandi dkk, 2019, hlm. 106).
   5. Meningkatkan kinerja.

Jenis-Jenis Perencanaan

Secara umum, perencanaan dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu berdasarkan ruang lingkupnya, berdasarkan tingkatannya, dan berdasarkan jangka waktunya. Adapun penjelasan jenis-jenis perencanaan adalah sebagai berikut:

1. Perencanaan Berdasarkan Ruang Lingkup

• • • Perencanaan strategis atau strategic planning, yaitu perencanaan yang menjabarkan kebijakan jangka panjang dan perpanjangan waktu pelaksanaan. Gaya perencanaan ini terkenal sulit untuk diubah.
    • Perencanaan taktis atau tactical planning, yaitu perencanaan di mana kebijakan dijelaskan yang bersifat jangka pendek dan sederhana untuk mengubah tindakan selama tujuannya tetap sama.
    • Rencana terintegrasi atau integrated planning, yaitu perencanaan yang yang mencakup penjelasan yang menyeluruh dan terpadu.

2. Perencanaan Berdasarkan Tingkatan

• • • Rencana induk atau master plan, yaitu perencanaan yang menitikberatkan pada kebijakan organisasi dengan tujuan jangka panjang dan jangkauan yang luas.
    • Rencana operasional atau operational planning yang berfokus pada pedoman atau instruksi untuk melaksanakan rencana organisasi dikenal sebagai perencanaan operasional.
    • Perencanaan sehari-hari atau day-to-day planning, di mana tugas-tugas sehari-hari biasa direncanakan.

3. Perencanaan Berdasarkan Jangka Waktu

• • • Perencanaan jangka panjang atau long term planning adalah rencana yang dibuat dan berlaku selama 10 sampai 25 tahun.
    • Perencanaan jangka menengah atau medium range planning adalah rencana yang dibuat dan berlaku selama 5-7 tahun.
    • Rencana jangka pendek atau short term planning, yaitu rencana yang ditetapkan tetapi hanya relevan untuk sekitar satu tahun.

Tujuan Perencanaan

Organisasi atau bisnis memiliki tujuan yang bervariasi, sehingga pendekatan manajemennya juga bervariasi. Namun, sebuah organisasi atau perusahaan umumnya memiliki tujuan yang luas, di antaranya sebagai berikut:

1. • Menentukan standar khusus yang harus diterapkan dalam melaksanakan semua pekerjaan untuk memudahkan pengawasan.
   • Menghindari atau mengurangi timbulnya tumpang tindih dan pemborosan saat mengerjakan tugas tertentu.
   • Memberikan suatu saran kepada para administrator atau non-administrator supaya mampu bekerja cocok bersama dengan apa yang sudah direncanakan.
   • Persiapkan, dan sesuaikan dengan, setiap perubahan yang mungkin terjadi.

Cara Menyusun Perencanaan

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan ketika menyusun planning manajemen, di antaranya adalah sebagai berikut.

1. Merumuskan dan Menetapkan Tujuan

Langkah pertama adalah mendefinisikan dan menetapkan tujuan. Perumusan tujuan ini didasarkan pada umpan balik dan rekomendasi dari eksekutif, dan menekankan tanggung jawab sosial.

2. Melakukan Analisis Kesempatan

Organisasi harus melakukan analisis atau pengamatan terhadap lingkungannya. Lingkungan yang selalu berubah ini akan terus memberikan kemungkinan dan risiko baru, yang harus dimanfaatkan, ditangani, atau dihindari.

3. Melakukan Analisis Sumber Daya

Organisasi juga harus menilai sumber daya mereka. Kajian ini akan memberikan informasi tentang kelebihan dan kekurangan organisasi, serta cara mengatasinya. Orang, fasilitas, keuangan, aset fisik, dan sumber daya lainnya adalah contoh dari sumber daya ini.

4. Identifikasi dan Pengembangan Alternatif

Dalam hubungannya dengan pengambilan suatu keputusan, maka langkah penting lainnya adalah mengembangkan beragam alternatif atau pilihan dari beragam sumber daya dan data yang dimiliki oleh organisasi. Dari beragam macam alternatif selanjutnya sanggup dipilih yang terbaik.

5. Implementasi Strategi

Kemudian dilakukan perincian atau implementasi strategi ke di dalam bentuk program dan anggaran yang lebih terperinci atau cermat agar bakal lebih ringan untuk diaplikasikan.

6. Pelaksanaan Keputusan

Rencana yang dibuat tidak memiliki relevansi kecuali jika tidak atau belum dilaksanakan. Eksekusi rencana kemudian membutuhkan manajemen dan pengawasan untuk memastikan bahwa itu mencapai hasil yang ditentukan sebelumnya.

Kesimpulan

Demikianlah penjelasan dari Teknatekno mengenai pengertian perencanaan atau planning hingga cara menyusun. Dari penjelasan diatas bisa kita simpulkan bahwa pengertian perencanaan adalah proses mendefinisikan apa yang akan dicapai atau tujuan di masa depan dan banyak langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut. Perencanaan juga dapat digambarkan sebagai tindakan terkoordinasi untuk mencapai tujuan tertentu dalam jangka waktu tertentu.