Account Payable: Pengertian, Fungsi dan Proses Utang Dagang

Teknatekno.com – Dalam ilmu Akuntansi dan Pembukuan, utang dagang atau account payable adalah salah satu istilah yang sering kita dengar. Pos ini akan mempengaruhi arus kas perusahaan dalam pembukuan keuangan.

Oleh sebab itu, wajib bagi tim finance atau akuntan untuk memahami betul pengertian dari account payable dan bagaimana perannya dalam keuangan perusahaan. Jadi sebenarnya apa yang dimaksud dengan utang dagang? Mari kita bahas bersama.

Account Payable

Account payable adalah kewajiban perusahaan kepada pihak lain yang harus dipenuhi atau dibayar segera dalam jangka waktu tertentu. Kewajiban ini muncul karena perusahaan membeli kebutuhan tersebut secara kredit atau dengan sistem uang muka.

Account payable dikenal juga dengan istilah utang dagang atau utang usaha. Dalam pembukuan keuangan, akun ini dicatat sebagai kewajiban lancar di neraca perusahaan.

Mengapa? Karena account payable merupakan utang yang sifatnya harus dibayar segera atau kewajiban jangka pendek. Umumnya, utang jenis ini memiliki waktu jatuh tempo kurang dari enam bulan.

Account payable dicatat pada saat perusahaan telah menerima invoice atau faktur dari pihak ketiga. Perusahaan akan mencatatnya dengan mengkredit utang usaha dalam kewajiban lancar, dan mendebit akun pengeluaran untuk kebutuhan yang dibeli tersebut.

Ketika nantinya tagihan dibayar, maka perusahaan akan mendebit akun utang usaha untuk mengurangi saldo kewajiban dan mengkredit pos kas perusahaan sehingga saldo kas pun berkurang.

Fungsi dan Peran Utang Dagang

Account payable sangat penting untuk dimonitor dan dicatat oleh tim keuangan. Akun ini menunjukkan jumlah utang jangka pendek yang harus segera dilunasi oleh perusahaan.

Jika jumlahnya meningkat, berarti perusahaan banyak membeli kebutuhan operasional dengan cara kredit. Sebaliknya, jika jumlahnya menurun, berarti perusahaan melunasi kewajiban lebih cepat dibandingkan melakukan pembelian barang atau jasa secara kredit.

Lalu, apakah nilai account payable yang besar merupakan hal yang buruk bagi perusahaan? Jawabannya belum tentu. Anda perlu melihat dua faktor dibawah ini untuk menentukan apakah besarnya utang usaha saat ini masih tergolong ideal atau tidak.

  • Besar Account Receivable (Piutang Usaha)

Account receivable merupakan kebalikan dari account payable. Akun ini menunjukkan besarnya piutang oleh pihak ketiga kepada perusahaan Anda.

Jika jumlahnya tidak jauh berbeda dari account payable, maka keuangan perusahaan masih bisa dikatakan sehat. Staf analis keuangan biasanya bisa menentukan rasio yang ideal untuk dua komponen ini dalam perusahaan.

  • Fase dan Sektor Bisnis

Untuk perusahaan yang baru beroperasi, utang usaha yang besar biasanya justru mengindikasikan progres pertumbuhan yang baik. Sebab, umumnya mereka akan berinvestasi lebih banyak untuk aset dengan berhutang.

Sektor bisnis juga patut dipertimbangkan. Beberapa sektor usaha, seperti teknologi atau startup dan bioteknologi, biasanya juga memiliki jumlah account payable yang besar sebelum menjual produk mereka.

Account payable berfungsi sebagai salah satu indikator terhadap kesehatan keuangan perusahaan. Selain itu, akun ini juga berperan untuk membantu tim keuangan dalam menelusuri tanggung jawab perusahaan kepada pihak ketiga.

Apabila diabaikan, tak hanya kondisi keuangan perusahaan jadi tidak sehat, hubungan perusahaan dengan pihak ketiga pun bisa terancam. Account payable merupakan acuan bagi tim keuangan untuk pembayaran utang yang paling mendesak atau yang waktu jatuh temponya paling dekat.

Proses Account Payable

Tiap perusahaan memiliki SOP atau standard operating procedure masing-masing untuk proses account payable. Namun, berikut ini proses yang paling umum dilakukan:

1. Perusahaan Mengeluarkan PO (Purchase Order)

PO biasanya memuat sejumlah informasi, di antaranya barang atau jasa yang dipesan perusahaan, jumlah barang atau jasa, harga tiap unit, dan total harga pembelian.

2. Penerimaan Tagihan atau Invoice

Setelah mengirim barang atau jasa yang dipesan, maka pihak ketiga akan mengirim tagihan dalam bentuk invoice. Di dalamnya dimuat informasi soal detail pembelian, jumlah barang atau jasa, harga unit, total nilai tagihan, waktu jatuh tempo pembayaran, dan sebagainya.

3. Pemeriksaan Detail Tagihan

Perusahaan kemudian akan memeriksa detail tagihan yang diterima. Apakah pembeliannya sudah sesuai dengan PO? Apakah harganya sesuai? Perusahaan juga akan mengecek detail pembayaran, termasuk rekening tujuan dan tanggal jatuh tempo. Dalam tahap ini, ada tiga dokumen yang harus diperiksa dengan cermat, yakni:

  • PO: apa yang dipesan oleh perusahaan.
  • Invoice: apa yang ditagihkan oleh pihak ketiga.
  • Bukti penerimaan barang/jasa: apa yang diterima oleh perusahaan.

4. Pencatatan Bukti Transaksi dan Approval

Apabila tagihan sudah terverifikasi, maka perusahaan akan melakukan pencatatan dalam akun buku besar dan menyimpan bukti transaksi. Dalam proses ini, biasanya diperlukan juga persetujuan dari tim manajerial.

5. Pembayaran

Terakhir, pembayaran utang dagang akan dilakukan sebelum atau pada saat tanggal jatuh tempo.

Tugas staf Account Payable

Untuk perusahaan kecil dan menengah, tugas mengurus utang dagang biasanya diemban oleh akuntan biasa. Namun, di perusahaan besar, biasanya ada tim atau staf tersendiri yang mengurus akun utang dagang. Secara umum, berikut ini tugas dan tanggung jawab staf account payable dalam perusahaan:

  • Berkoordinasi dan berkolaborasi dengan bagian supply chain, seperti divisi penjualan, purchasing, vendor, produksi, pergudangan, dan lain-lain.
  • Pengecekan dokumen pembelian dan belanja perusahaan.
  • Pencatatan transaksi pembelian dan belanja.
  • Pembayaran pembelian dan utang usaha yang sudah terverifikasi.
  • Membuat laporan dan neraca pembelian.
  • Menyimpan dan mengarsipkan seluruh bukti transaksi pembelian/pembayaran.
  • Mengawasi dan memonitor arus kas perusahaan.

Kesimpulan

Demikian penjelasan dari Teknatekno mengenai utang dagang beserta fungsi dan prosesnya. Dari penjelasan diatas bisa kita tarik kesimpulan bahwa, utang dagang adalah kewajiban perusahaan yang harus dipenuhi atau dibayar segera dalam jangka waktu tertentu kepada pihak lain.

Pencarian Populer

Account Payable Artinya - Utang Dagang Adalah - Pengertian Utang Dagang - Pencatatan Utang Dagang - Pencatatan Hutang Dagang - Pembukuan Hutang Dagang - Laporan Hutang Dagang - Hutang Dagang Adalah - Cara Membuat Laporan Account Payable- Utang Dagang Bertambah Di -

Related Articles

Back to top button