Apa itu Business Software? Definisi, Manfaat dan Jenisnya

Teknatekno.com – Sebelum kita membahas apa itu business software yang sering dipakai oleh banyak perusahaan, ada baiknya kita pahami terlebih dahulu makna dari perusahaan (enterprise).

Enterprise biasanya mengacu pada organisasi atau usaha bisnis dalam skala besar, di dalamnya memiliki banyak aktivitas dan peran yang berbeda. Peran tersebut dapat meliputi departemen penjualan, teknologi, keuangan, public relation (PR), pemasaran, legal, dan lain-lain tergantung tiap perusahaan.

Mengenal Apa itu Business Software

Apa itu business software? Business software merupakan software yang digunakan untuk membantu bisnis mencapai tujuan tertentu dengan prinsip yang didukung oleh sebuah software.

Contoh prinsip yang diterapkan untuk business software termasuk decision support software (DSS), di mana terknologi dapat membantu manusia mengambil keputusan.

Ada juga customer relationship management (CRM) yang merupakan software untuk membantu bisnis membuat kompilasi dan memelihara profile pelanggan atau klien secara rinci.

Dua contoh software tersebut dapat mengimplementasikan fungsi bisnis seperti penjualan dan transaksi yang bisa dilakukan secara otomatis. Software bisnis lain juga dapat berfokus pada supply chain dan manajemen sumber daya.

Aplikasi game dan software sejenisnya tidak dianggap sebagai software bisnis kecuali dipakai dalam layanan pelanggan atau demo.

Definisi software bisnis telah berubah seiring dengan menjamurnya software yang berguna untuk bisnis termasuk CRM. Banyak software bisnis hanya menjadi program end-user dengan label “business use” seperti spreadsheets atau tools lain.

Business software adalah aplikasi atau tools untuk membantu perusahaan dalam mendukung, meningkatkan dan membuat proses bisnis mereka berjalan secara otomatis. Kalau cocok dengan kebutuhan bisnis kamu, software manajemen bisnis akan membantu mengelola semua proses bisnis dalam satu sistem.

Baik itu perusahaan besar maupun UMKM, penting untuk mengetahui bahwa penerapan software bisnis harus membuat pekerjaan menjadi lebih efisien, bukan malah membuat tugas dan beban baru.

Tetapi, tidak sedikit juga karyawan yang malah menghabiskan waktu sampai satu jam untuk memasukkan data dan mencari informasi yang mereka butuhkan. Itulah alasan kamu harus sangat berhati-hati dan melakukan riset terlebih dahulu saat memilih software terbaik untuk mendukung bisnis kamu berkembang.

Manfaat Business Software

Penggunaan teknologi dalam sebuah bisnis tentu saja akan memberikan manfaat dan dampak positif bagi pekerja dan pihak manajemen, entah itu dari segi kemudahan kerja maupun manajemen data. Berikut ini beberapa manfaat yang bisa kamu rasakan apabila bisnis kamu menggunakan business software:

1. Solusi Penyimpanan Data

Penggunaan software tentu saja menjadi solusi dalam penyimpanan data perusahaan atau bisnis. Kalau perusahaan kamu sudah beroperasi sejak lama, pasti memiliki banyak dokumen tersimpan dan perlu dilakukan pengarsipan yang tepat.

Sangat tidak disarankan kalau kamu masih menyimpan data dan dokumen dalam bentuk fisik atau kertas, kamu akan membutuhkan banyak ruang untuk menyimpannya dan akan sulit menemukan dokumen dalam waktu cepat.

Keuntungan menyimpan data dalam bentuk digital adalah kamu bisa lebih mudah mengakses data tersebut. Kamu bisa membuka dari mana saja dan kapan saja selama memilik akses ke database tersebut dan akan lebih mudah juga mendari data yang kamu butuhkan hanya dalam satu tempat.

2. Menyederhanakan Pekerjaan

Salah satu tujuan sebuah bisnis menggunakan software tentu saja ingin meninggalkan cara-cara manual menjadi cara yang lebih praktis dan ringkas.

Sebagai contoh yaitu software akuntansi, akuntan atau divisi keuangan tidak perlu lagi mencatat penjualan secara manual karena semua transaksi bisa tercatat dan tersimpan di sistem.

Bahkan tidak hanya transaksi, tetapi juga bisa memiliki data mengenai persediaan barang dan laporan keuangan. Software memudahkan dan mempercepat proses transaksi, serta meminimalisir human-error.

3. Memudahkan Analisa Pasar dan Pelanggan

Semua data pelanggan yang tersimpan di dalam software, nantinya akan menjadi informasi untuk berkomunikasi kepada pelanggan seperti kabar promo, kabar maintenance server maupun ucapan selamat ulang tahun kepada pelanggan.

Data pelanggan juga menjadi bahan analisa dalam menempatkan target market seperti jenis kelamin, usia, hobi, asal daerah dan lain-lain.

4. Hemat Biaya Operasional

Dengan menggunakan software, berarti kamu juga sudah meninggalkan cara-cara manual. Beralih ke sistem digital dan terotomatisasi membuat kamu tidak perlu mengeluarkan banyak biaya operasional.

Banyak pengusaha yang masih takut menggunakan software dalam bisnisnya karena harganya yang tergolong mahal. Padahal kalau dilihat dari perspektif lain, menggunakan software adalah sebuah investasi bagi bisnis.

Kamu bisa fokus pada inovasi dan strategi untuk mengembangkan bisnis, tanpa perlu repot mengurus operasional secara manual yang malah membuang waktu kamu.

5. Cepat Mengambil Keputusan

Data yang tersimpan di software jauh lebih aman dan akurat dibandingkan disimpan manual dalam bentuk dokumen fisik. Semua data yang tersimpan di software sangat membantu pihak yang berkepentingan seperti manajemen dalam mengambil keputusan bisnis ke depannya.

Kalau keputusan bisa diambil dengan cepat, maka bisnis kamu juga bisa berlari dan tumbuh lebih cepat daripada kompetitor kamu.

Fitur Business Software

Beberapa fitur yang mungkin kamu butuhkan dalam software bisnis antara lain:

  • Project dan task management
  • Time management dan calendar
  • Document sharing dan collaboration
  • Sales dan CRM
  • Budget, invoice, and expense management
  • Business intelligence and dashboards
  • Accounting and financial reporting
  • Resource management.

Jenis Business Software

Setiap bisnis memiliki flow yang berbeda, sehingga penggunaan software antara satu bisnis dengan bisnis lainnya tidak bisa disamaratakan. Berikut ini beberapa daftar business software yang sebaiknya kamu implementasikan:

1. HR Management (Manajemen Sumber Daya Manusia)

Organisasi skala besar kemungkinan akan memiliki banyak karyawan. Departemen sumber daya manusia atau biasa disebut HRD (Human Resource Departement) memiliki peran untuk mengurus perekrutan, promosi jabatan, pemecatan, pensiun, cuti dan lain-lain.

Software HR Management disebut juga HRIS (Human Resource Information System) memberikan kemudahan bagi HRD untuk melakukan input, pelacakan dan merekapitulasi semua data dan informasi karyawan di sebuah perusahaan.

Perusahaan harus menaati Undang-Undang Ketenagakerjaan (kalau di Indonesia). Apabila tidak mematuhi UU tersebut, perusahaan bisa menerima konsekuensi hukum dan denda. Maka dari itu, memiliki software khusus untuk membantu pekerjaan HRD sangat penting untuk sebuah perusahaan besar maupun kecil.

Fitur yang biasanya ada di dalam software HR management adalah absensi online, reimbursement, time off (cuti/sakit), over time (lembur) dan fitur lain yang berhubungan dengan karyawan.

2. Payroll Management

Seperti yang sudah disebutkan di poin sebelumnya, setiap bisnis yang berjalan pasti memiliki karyawan untuk dapat membantu kegiatannya. Setiap karyawan harus dibayar dengan gaji yang sudah disepakati di awal dan dibayarkan tepat waktu.

Kalau gaji tidak dibayarkan, perusahaan kamu bisa dikenakan hukuman atau denda sesuai dengan UU Ketenagakerjaan.

Beberapa software payroll management tidak memasukkan ke dalam HR management karena biasanya dalam mengurus gaji tidak hanya urusan HR saja, tetapi juga menjadi tanggung jawab akuntan atau bagian keuangan. Software akuntansi atau modul akuntansi mungkin tidak akan familiar jika digunakan oleh HRD.

3. Customer Relationship Management (CRM)

Sebuah perusahaan yang memiliki banyak pelanggan membutuhkan software customer management untuk mengelola pelanggan dan segala masalah yang mereka temui dengan produk atau jasa kamu.

Salah satu cara yang bisa digunakan adalah dengan menggunakan software dalam proses customer support dengan mengumpulkan metrik untuk meningkatkan support tersebut.

Dengan memantau indikator seperti waktu rata-rata yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah, jumlah masalah yang masuk per hari, solusi yang diberikan untuk setiap masalah.

Maka perusahaan bisa memiliki laporan yang jelas mengenai kinerja pada bagian customer support dan solusi yang sudah diberikan bisa digunakan di waktu yang akan datang. Tidak hanya tim support saja yang memerlukan software CRM, tetapi juga tim penjualan dan pemasaran.

CRM dapat membantu meningkatkan hubungan denga para pelanggan, melacak kinerja penjualan, membuat alur penjualan menjadi lebih sederhana, melacak pendapatan bisnis, email marketing, dan lain-lain. Salah satu software CRM terkenal dan terbaik adalah Hubspot.

4. Enterprise Resources Planning (ERP)

ERP merupakan sebuah proses, di mana memiliki lebih dari satu jenis fungsi bisnis di dalamnya. Tujuannya adalah untuk mencapai manajemen yang terintegrasi dari proses bisnis utama dalam suatu organisasi.

Sering kita jumpai, perusahaan menggunakan teknologi untuk mengimplementasikan proses seperti itu, dan inilah kegunaan dari sistem ERP.

Dengan menggunakan software ERP, organisasi bisa mengintegraiskan semua proses bisnis terpenting mereka. Dengan begitu, organisasi bisa melacak semua sumber daya yang dimiliki dan status kegiatan bisnis mereka. ERP memfasilitasi berbagai data di seluruh departemen, bahkan untuk para stakeholder eksternal.

Tidak hanya untuk perusahaan besar, tetapi organisasi yang lebih kecil pun bisa mengimplementasikan sistem ERP dalam proses bisnis mereka.

Beberapa software ERP terbaik yang bisa menjadi pilihan kamu antara lain SAP, Netsuite, MASERP dan Odoo. Setiap software ERP memiliki kelebihan dan kekuranganya masing-masing, kamu bisa melakukan riset dari segi fitur yang ditawarkan, harga dan support yang ditawarkan.

Kesimpulan

Demikianlah penjelasan dari Teknatekno mengenai apa itu business software beserta manfaat dan jenisnya. Dari penjelasan diatas bisa kita simpulkan bahwa, business software adalah aplikasi atau tools untuk membantu perusahaan dalam mendukung, meningkatkan dan membuat proses bisnis mereka berjalan secara otomatis.

Related Articles

Back to top button