Pengertian Google Docs, Manfaat dan Cara Menggunakannya

Teknatekno.com – Jika Teknozen ingin membuat atau mengedit dokumen, mungkin Teknozen ada yang belum tahu bahwa Google Docs hampir sama seperti Ms.Word. Pengertian Google Docs secara umum adalah aplikasi yang bisa kamu gunakan untuk menulis apapun, di manapun, dan membagikannya dengan siapapun yang kamu inginkan.

Memahami Pengertian Google Docs

Pengertian Google Docs atau Google Dokumen adalah layanan atau program yang bekerja dengan file dokumen seperti Word, Excel, PowerPoint, dan PDF dan memanfaatkan internet sebagai perantara.

Jika dibandingkan dengan Google Docs, mungkin banyak orang yang lebih mengenal Google Drive, dimana layanan tersebut sudah ada dibanyak smartphone android.

Google Docs merupakan aplikasi online yang terlihat seperti setelan kantor dan terintegrasi dengan layanan Google Drive. Google Docs pernah menjadi layanan penyimpanan online, namun akhirnya digantikan oleh Google Drive.

Dan sekarang, Google Documents telah membalik fungsi, memungkinkan kamu membuat dan mengedit dokumen secara online dengan mudah.

Lebih baik lagi, kamu dapat berkolaborasi dalam dokumen dengan orang lain setelahnya. Kamu dapat menggunakan Google Documents untuk membuat, mengubah, dan mengedit dokumen dalam format txt, doc, docx, dan pdf, serta file dokumen lainnya.

Layanan Google Documents awalnya tersedia untuk umum pada 12 Januari 2010, dengan penyimpanan 1 GB tersedia untuk pengguna.

Pada saat itu, kapasitas penyimpanan ini sudah sangat besar, mengingat ukuran aplikasi maupun file jaman dahulu tidak begitu besar.

Namun, seiring berjalannya waktu dan permintaan yang semakin meningkat, Google telah meningkatkan fasilitas penyimpanan di Google Docs, yang saat ini memiliki kapasitas hingga 15 GB untuk satu akun.

Pada tanggal 24 April 2012, layanan penyimpanan online Google Documents diganti dengan Google Drive.

Pengertian Google Docs

Fungsi dan Manfaat Google Docs

Ada banyak sekali fungsi dan manfaat dari Google Docs ini setelah dirinya berubah peran sekedar media penyimapanan cloud, dan pastinya fungsi tersebut sangat menguntungkan bagi para penggunannya, berikut ini beberapa fungsi Goole Docs:

1. Dapat Mengedit Tanpa Menggunakan Aplikasi Dikomputer

Yang menjadi kelebihan utama dari apliksi Google Docs ini adalah kamu dapat mengakses dan mengedit banyak file dokumen tanpa harus menggunakan alat komputer.

Sebelum Google Docs, kamu jelas membutuhkan komputer untuk mengakses file dokumen yang berbeda, yang jelas boros karena banyak orang tidak memilikinya.

Meskipun demikian, file yang mungkin kami akses dalam program ini hanya berasal dari aplikasi buatan Microsoft. Jadi, jika kamu ingin membuka file dokumen non-Microsoft, kamu akan mengalami masalah saat membuka dan bahkan mengeditnya.

Demikian pula file dalam format PDF hanya dapat dibuat dengan menggunakan program tertentu yang dapat membaca format PDF di komputer, seperti aplikasi Adobe Reader dan lain-lain.

Namun, sekarang setelah Google Documents tersedia, kamu tidak perlu lagi menginstal program satu per satu di komputer atau ponsel cerdas kamu untuk mengakses file dokumen yang berbeda.

Kamu dapat mengakses Google Documents ini hanya dengan mengaktifkan akun Google di browser. Kamu tidak hanya dapat memeriksa isi file dokumen, tetapi kamu juga dapat mengubahnya setelahnya.

2. Bisa Convert File Dokumen ke PDF

Bagi kamu yang terbiasa dengan file dokumen, biasanya jika ingin membuat laporan dalam format PDF, kamu harus menginstal program tambahan untuk menjalankannya. Dan, dalam kebanyakan kasus, itu hanya dapat digunakan di perangkat PC, dan itupun ukurannya cukup besar.

Dengan Google Documents, kamu tidak perlu lagi memasang banyak aplikasi untuk mengonversi dokumen ke format PDF.

Ini juga cukup sederhana untuk diterapkan:

  • Cukup buka dokumen di program Google Documents.
  • Lalu pilih ‘File’ dari menu
  • Pilih ‘Save as’
  • Pilih format ‘PDF’ jika kamu menggunakan perangkat android. Sementara jika menggunakan PC, maka klik menu ‘File’ pilih ‘Download as PDF Document (*.pdf)’.
  • Dokumen kamu akan dikonversi ke file PDF secara otomatis.

3. Bisa Convert PDF ke Word

Yang membuatnya lebih unggul dari Google Docs adalah tidak hanya dapat mengonversi file Word ke PDF, tetapi juga sebaliknya, yaitu mengonversi file PDF ke Word.

Tekniknya juga sederhana:

  • Pertama, unggah file PDF yang ingin kamu konversi ke Word.
  • Setelah itu, silakan pilih ‘Download as Microsoft Word (docx)’ dari opsi ‘File’.
  • Hasilnya, file PDF yang kamu impor akan langsung diunduh ke dalam format Word. Tentu saja ini sangat bermanfaat dan banyak dicari oleh banyak orang, karena ini akan membuat segalanya lebih mudah bagi kamu.
  • Dalam mengedit file berformat PDF. Seperti yang kamu ketahui bersama, dokumen PDF tidak dapat diubah secara langsung dan harus dimodifikasi menggunakan program tertentu.

4. Bisa Mengubah File Gambar menjadi PDF

Selain bisa membuat teks Word menjadi PDF, ternyata fitur lain yang dimiliki oleh Google Docs ini memungkinkan kamu bisa mengconvert gambar menjadi file PDF juga.

Kamu dapat mengonversi foto menjadi PDF menggunakan Google Documents tanpa menginstal perangkat lunak apa pun di komputer kamu; cukup gunakan ponsel pintar Android kamu.

Cara melakukannya adalah:

  • Di mana kamu harus terlebih dahulu memasukkan gambar ke dalam Microsoft Word atau program serupa.
  • Silakan simpan file dan beri nama sesuai keinginan kamu.
  • Silakan buka Google Docs di browser kamu dan kemudian unggah file Word yang kamu unggah sebelumnya.
  • Kemudian, seperti yang ditunjukkan sebelumnya, buka dokumen kata yang sebelumnya dikirimkan dan simpan sebagai file PDF.

5. Bisa Digunakan di Berbagai Perangkat

Seperti yang dinyatakan sebelumnya, menggunakan Google Documents menghilangkan kebutuhan untuk mengakses file dokumen di komputer.

Google Docs kini dapat diakses di smartphone melalui Play Store, berkat kemajuan teknologi smartphone. Akibatnya, banyak pengguna menggunakan Google Documents sebagai alternatif perangkat lunak pengedit file dokumen.

6. Dibekali Fitur Pemeriksaan Ejaan

Aspek menarik lainnya dari Google Documents adalah pemeriksa ejaan. Kamu akan sangat diuntungkan dari fungsi ini karena memastikan bahwa tidak ada istilah yang tidak sesuai dengan EYD (Ejaan Yang Disempurnakan).

Untuk cara menggunakannya pun juga sangatlah mudah, dimana jika kamu sudah memiliki file dokumen yang sudah dibuat, maka tinggal klik tombol ‘A’ yang terletak sejajar dengan gambar printer di taskbar.

Cukup klik tombol tersebut, dan secara otomatis akan mencari dan menyusun kata-kata yang cocok dengan EYD.

Jika kamu hanya mengklik ‘ubah’ dalam situasi ini, frasa yang salah akan diubah secara otomatis sesuai dengan EYD. Karena tidak perlu meneliti kata atau frasa dalam dokumen satu per satu, pekerjaan kamu dalam memproduksi atau mengedit dokumen akan dipercepat.

Fitur utama Google Docs

Fitur Utama Google Docs

Google Docs memiliki banyak fitur yang mampu mempermudah dan mempercepat pengguna dalam menyelesaikan pekerjaan atau tugas. Simak beberapa fitur utama Google Docs berikut ini.

1. Integrasi Otomatis dengan Google Drive

Google Docs memberikan kemudahan yang memungkinkan pengguna untuk menyimpan semua dokumen ke Google Drive. Pengguna tidak perlu mengklik Simpan atau CTRL + S saat memasuki spreadsheet Google Documents; Google Documents menyimpan dokumen secara real-time.

2, Bagikan Dokumen untuk Berkolaborasi

Pengguna dapat menambahkan anggota melalui email atau dengan mengetikkan nama mereka ke dalam fungsi Bagikan. Pengguna juga dapat membagikan URL sehingga tersedia untuk umum. Pengguna akan dapat menyelesaikan dokumen dengan lebih cepat dan efektif berkat fungsi kolaboratif ini.

3. Histori untuk Setiap Perubahan

Pengguna dapat melihat hasil dari setiap modifikasi atau revisi. Klik File > Riwayat versi untuk melihat semua log yang dibuat pengguna.

4. Dukungan Add-on untuk Google Docs

Google Documents sekarang memiliki fungsi Add-on (Plug-in) yang dapat membantu pengguna memecahkan masalah atau menyelesaikan hal-hal yang tidak dapat dilakukan Google Documents secara default.

5. Ejaan dan Tata Bahasa

Pengguna dapat menggunakan ejaan dan tata bahasa untuk mengurangi kesalahan penulisan kata dan kalimat. Fungsionalitas semacam ini juga dapat diakses di produk Microsoft Office.

Kelebihan Google Docs

Kelebihan Google Docs

Berikut ini adalaha beberapa kelebihan Google Docs yang perlu kamu ketahui:

  1. Memiliki banyak sekali fitur untuk membantu pekerjaan kamu.
  2. Kehilangan data dapat dicegah dengan menghindari sumber internal dan eksternal.
  3. Ini tersedia kapan saja dan di mana saja kamu pilih.
  4. Ini cukup mudah digunakan, jadi kamu akan segera terbiasa.
  5. layanan online gratis yang dapat digunakan oleh siapa saja yang memiliki akun Google.
  6. Dukungan dan dokumentasi sangat luas.
  7. Bisa berjalan diberbagai sistem operasi diantaranya di PC, Mac, maupun Linux.
  8. Untuk memformat dokumen, memeriksa ejaan, dan melakukan hal lain, Google Documents menggunakan editor WYSIWYG (what you see is what you get).

Kekurangan Google Docs

Berikut ini adalah beberapa kekurangan dari Google Docs yang perlu kamu ketahui:

  1. Fitur tetap dibatasi. Fitur Google Docs masih cukup khas dan terbatas, sementara cukup baik dalam hal semua fungsi dan manfaat. Tidak seperti Microsoft Word, yang mencakup sejumlah besar opsi pengeditan serta plug-in yang dapat membantu mempercepat produksi dokumen.
  2. Tidak ada versi desktop yang tersedia. Sayangnya, Google Documents hanya tersedia untuk Chrome OS dan saat ini tidak memiliki versi desktop untuk Windows atau Mac. Jadi, untuk penggunaan offline, Microsoft Word masih merupakan opsi yang lebih disukai.

Cara Menggunakan Google Dokumen

Berikut ini adalah beberapa fitur beserta kegunaannya di dalam Google Docs:

1. Fitur download

Jika kamu perlu mengirimkan dokumen ke orang lain, kamu mungkin bingung saat membuat dokumen di Google Documents. Untungnya, Google Documents memiliki fungsi yang memungkinkan kamu mengunduh dokumen yang sedang kamu kerjakan.

Dokumen dapat di-download dalam format berikut ini:

  • Microsoft Word (.docx)
  • OpenDocument Format (.odt)
  • Rich Text Format (.rtf)
  • PDF Document (.pdf)
  • Plain Text (.txt)
  • Web Page (.html, zipper)
  • EPUB Publication (.epub)
  • Fitur share

Salah satu fitur Google Documents adalah opsi berbagi, yang memungkinkan kamu berbagi dokumen dengan siapa saja.

Masukkan alamat email pengguna lain dan kirim undangan untuk mengakses dokumen, atau bagikan tautan dari dokumen, untuk menggunakan fungsi ini.

Kamu dapat memilih siapa yang hanya dapat melihat, membuat catatan, atau dengan bebas membuat dan mengubah dokumen. Satu dokumen Google Documents (termasuk Google Spreadsheet dan Google Slide) dapat dibaca secara bersamaan oleh 200 orang. Jumlah maksimum editor serentak adalah 50.

2. Fitur offline

Meskipun sifatnya online, ternyata Google Documents juga dapat digunakan secara offline. Untuk menggunakan Google Documents secara offline, buka menu File, lalu pilih “Jadikan dapat diakses secara offline”.

Jika kamu mengaktifkan fungsi ini, kamu akan dapat mengubah dokumen kapan pun kamu mau, bahkan jika kamu tidak memiliki paket data internet atau jika sinyalnya buruk.

Saat perangkat kamu menerima sinyal, dokumen di Google Documents dapat dibaca dan diubah dengan pengguna lain seperti biasa.

Kemampuan offline ini akan sangat bermanfaat, terutama jika kamu pergi ke lokasi yang tidak ada layanan tetapi kamu masih harus menyelesaikan pekerjaan.

Tanya Jawab Tentang Google Docs

Berikut ini adalah tanya jawab seputar Google Docs yaitu:

1. Google Docs Apa Saja?

Google Docs adalah produk pertama yang memperkenalkan cara baru untuk memodifikasi dokumen bersama secara online. Google Drive menawarkan berbagai fitur komprehensif seperti Google Docs, Google Sheets, Google Slides, Google Forms, Google Drawings, dan lain-lain.

2.Apakah Google Docs Termasuk Aplikasi Office?

Google Docs adalah program pengolah kata gratis yang dibuat dan dirilis pada 9 Maret 2006. Google Docs, seperti halnya Microsoft Text, memiliki beberapa keterampilan dasar pengolah kata.

3. Apa Perbedaan dari Aplikasi Microsoft Word dengan Google Docs?

Perbedaannya adalah Microsoft Office Word dibuat oleh Microsoft, sedangkan Google Docs dibuat oleh Google. Keduanya memiliki banyak perbedaan dalam karakteristiknya. Tetapi, bagi saya, yang terbaik dari keduanya, tentu saja, Microsoft Office Word.

Kesimpulan

Demikianlah penjelasan dari Teknatekno mengenai pengertian Google Docs (Google Dokumen) hingga cara menggunakan Google Docs. Dari penjelasan diatas bisa kita simpulkan.

Pengertian Google Docs (Google Dokumen) adalah layanan atau program yang bekerja dengan file dokumen seperti Word, Excel, PowerPoint, dan PDF dan memanfaatkan internet sebagai perantara.

Related Articles

Back to top button