Pengertian Kas Kecil Menurut Para Ahli

Teknatekno.com – Pengertian kas kecil secara umum biasa disebut dengan “petty cash”. Kas kecil didefinisikan sebagai kumpulan uang yang diperlukan secara eksklusif untuk biaya-biaya yang kecil dalam jumlah dan karakternya.

Secara umum, kas kecil ini akan digunakan untuk menutup biaya-biaya kecil pimpinan seperti menjamu tamu, dana konsumsi rapat, dan sebagainya.

Penanggung jawab kas kecil ini umumnya adalah sekretaris perusahaan. Oleh karena itu, tujuan dan tanggung jawab sekretaris adalah merencanakan penggunaan dana petty cash. Nah, untuk lebih lengkapnya lagi kamu bisa simak artikel dibawah ini.

Memahami Pengertian Kas Kecil

Pengertian kas kecil sebagai melakukan transaksi bisnis korporasi tidak perlu mengeluarkan sejumlah besar uang untuk membayar apa pun. Namun, perusahaan mungkin saja mengeluarkan uang dengan nominal yang sedikit namun jumlahnya signifikan tanpa disadari.

Meskipun demikian, semua uang harus dicatat dalam buku besar (pembukuan) atau program akuntansi untuk memudahkan akuntan perusahaan dalam mencatat keuangan perusahaan.

Pembukuan ini akan mencatat setiap pengeluaran yang dilakukan oleh perusahaan dalam jumlah kecil yang tidak berlebihan, yang juga dikenal dengan istilah petty cash.

Petty cash adalah dana yang digunakan untuk membiayai operasional perusahaan atau masalah-masalah yang berhubungan dengan aktivitas perusahaan.

Petty cash digunakan untuk membiayai biaya-biaya pimpinan yang relatif sedikit seperti uang rekreasi klien atau kolega, dana konsumsi rapat, dan sebagainya.

Sekretaris, sebagai orang yang dipercaya oleh pimpinan untuk menangani kas kecil, harus mampu mengatur dan merencanakan penggunaan uang kas kecil serta melakukan pencatatan laporan keuangan yang dicatat kembali oleh bagian keuangan perusahaan.

Untuk pengeluaran kas, biro sekretariat atau petugas keuangan tingkat pemula mengawasi keuangan petty cash. Hal ini dilakukan untuk membantu tugas-tugas pelaksanaan yang sedang berjalan.

Tujuan dari menjaga kas kecil adalah untuk menyelamatkan sekretariat dari keharusan memperoleh dana keuangan setiap kali ingin mengeluarkan uang. Karena perusahaan sering kali menyediakan jumlah yang sangat sedikit untuk berbagai tujuan.

Pengertian Kas Kecil Menurut Para Ahli

Berikut ini merupakan pengertian kas kecil dengan menurut para ahli, diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Horngren

Charles Thomas Horngren, kadang-kadang dikenal sebagai Horngren, adalah seorang akuntan amerika yang lahir pada tahun 1926 dan meninggal pada tahun 2011.

Horngren mengatakan bahwa akan sangat tidak efisien bagi perusahaan untuk mengirim cek untuk kotak pensil, membayar taksi manajer, atau melakukan pengiriman pesanan khusus ke luar kota.

2. Henry Simamora

Henry Simamora adalah seorang spesialis manajemen dan akuntansi yang telah menghasilkan beberapa buku tentang subjek tersebut. Akuntansi memberikan dasar pengambilan keputusan bisnis, menurut Henry kas kecil adalah uang yang dikeluarkan dengan nilai yang relatif rendah untuk dibayarkan.

3. Johar Arifin

Johar Arifin adalah seorang ahli akuntansi Indonesia yang telah menulis banyak buku tentang ekonomi dan akuntansi. Kas, menurut Johar, adalah uang yang disediakan oleh korporasi untuk mendukung biaya-biaya yang sangat kecil atau tidak besar.

4. Kieso dan Weygandt

Kieso dan Weygantd adalah dua akademisi ekonomi dari Amerika Serikat. Jerry J. Weygandt dan Donald E. Kieso adalah dua nama yang terkenal. Mereka telah menyebarluaskan cukup banyak buku melalui akuntansi, secara duet dan bahkan secara terpisah.

5. Soemarso

Pakar akuntansi Soemarso Slamet Rahardjo atau yang dikenal dengan nama Soemarso, terkenal dengan bukunya Akuntansi Suatu Pengantar. Menurut Soemarso, pengertian kas adalah kuantitas uang tunai yang diserahkan kepada perusahaan untuk memenuhi biaya-biaya tersebut.

6. Kusnadi

Kusnadi adalah seorang pakar akuntansi yang telah menulis publikasi seperti Pengantar Akuntansi, Akuntansi Keuangan Interim, dan lain-lain. Menurut buku Kusnadi, Intermediate Financial Accounting, Petty Cash adalah dana yang mungkin menggabungkan pembayaran tunai daripada cek.

7. Mardiasmo

Mardiasmo yang lahir di daerah Solo pada tahun 1958 ini adalah seorang profesor akuntansi. Dia sekarang menjabat sebagai wakil menteri keuangan Jakarta. Pada 27 Oktober 2014, kabinet ini dilantik. BPKP sebelumnya dipimpin oleh Mardiasmo.

8. Zaki Baridwan

Zaki Baridwan adalah seorang akuntan publik bersertifikat yang lahir pada tahun 1947 dan mungkin berasal dari Surakarta. Ia telah menulis beberapa buku akuntansi.

Kas kecil menurut Zaki Baridwan adalah uang tunai yang mungkin dapat digunakan untuk membayar biaya-biaya yang nilai nominalnya relatif sederhana yang tidak efektif biayanya bila dibayar dengan cek.

Tujuan Dibuatnya Kas Kecil

Petty cash diintegrasikan ke dalam manajemen keuangan perusahaan tergantung pada tujuan tertentu. Berikut ini adalah tujuan yang dimaksud:

1. Menangani Masalah Perlengkapan di dalam Perusahaan

Tujuan pertama adalah untuk mengatasi masalah pembiayaan peralatan atau perlengkapan milik perusahaan. Karena harga-harga yang berhubungan dengan perlengkapan perusahaan sering kali lebih rendah dari pengeluaran lainnya.

Karena nominal pendanaannya sedikit, maka pembukuan yang digunakan untuk mencatat transaksi juga unik; pembukuan ini disebut sebagai kas kecil.

2. Mencegah Terjadinya Alokasi Pembayaran

Kesalahan alokasi pembayaran tidak akan terjadi ketika kas kecil dicatat. Perusahaan tidak bisa membayar dalam jumlah besar untuk biaya transaksi kecil atau sebaliknya. Karena semuanya dirinci dalam beberapa buku.

Hal ini berimplikasi jika ingin membayar biaya yang sedikit, datanya hanya tersedia di kas kecil. Sedangkan jika ingin membayar tuntutan perusahaan yang besar, datanya harus dilihat dalam beberapa jilid.

3. Meringankan Pekerjaan Karyawan

Tujuan selanjutnya adalah meringankan personel dari pelayanan pelanggan. Selanjutnya, kas kecil membantu pekerja dalam melaporkan kinerjanya kepada kontak dan supervisor perusahaan.

Karena, dengan kas kecil, pemetaan jumlah yang dibelanjakan terlihat jelas. Ini menyiratkan bahwa menganalisis informasi laporan juga lebih sederhana dan tidak terlalu rumit.

4. Mempercepat Penentuan Kebijakan Insidental

Ketika supervisor membuat kebijakan insidental atau mendadak untuk perusahaan, dengan uang tunai kecil dan uang tunai besar, analisis pra-kebijakan menjadi jauh lebih sederhana.

Landasan keputusan juga solid, sehingga tidak akan ada masalah di belakang layar. Hal ini menunjukkan bahwa kebijakan mendadak didasarkan pada bukti-bukti yang ada, meskipun faktanya analisis dilakukan dengan cepat dan tidak terduga.

Fungsi Kas Kecil

Meskipun cadangan kas kecil berukuran kecil, namun memiliki fungsi yang sangat penting dalam mendukung kebutuhan bisnis kamu.

Hal-hal yang tidak terduga dapat terjadi di tempat kerja. Kebutuhan tersebut dapat dipenuhi dan ditutupi dengan menggunakan kas kecil. Berikut beberapa contoh fungsi kas kecil:

1. Memenuhi kebutuhan perlengkapan kantor seperti alat tulis dan kertas.
2. Meningkatkan efisiensi pembayaran peralatan kantor untuk mengurangi pemborosan.
3. Memudahkan kewajiban pekerja dalam hal melayani konsumen dan mitra usaha.
4. Jika ada tindakan yang tidak terduga dan tidak terencana, percepat pemenuhan tuntutan pimpinan.

Metode Pencatatan Kas Kecil

Dalam penerapan pengelolaannya di perusahaan, petty cash dapat ditangani dalam beberapa tahap yang dapat diubah-ubah sehingga penggunaannya secepat dan sebisa mungkin bebas dari kesalahan. Adapun banyak beberapa metode pencatatan kas kecil yang dibagi menjadi 2 yaitu:

1. Metode Tetap

Metode tetap adalah teknik akuntansi untuk petty cash dengan saldo yang ditetapkan dalam akun.

Setiap transaksi tidak perlu didokumentasikan oleh manajemen Petty Cash dengan cara ini, tetapi cukup dengan mengumpulkan bukti-bukti transaksi atau dengan pengeluaran. Karena ada banyak fitur dari pendekatan tetap ini yang dapat dilihat dengan:

• Manajer kecil bertanggung jawab untuk mengumpulkan bukti pengeluaran uang petty cash.
• Dana petty cash diisi kembali dengan jumlah nominal yang sama setiap bulannya, memastikan bahwa kuantitas petty cash tetap konstan setelah dibelanjakan untuk kegiatan pengeluaran.
• Sebagai pemegang petty cash, dana petty cash menerima sejumlah uang tunai yang telah disepakati oleh perusahaan dan akan digunakan untuk biaya harian sederhana yang harus dibayarkan dalam jangka waktu tertentu.
• Selanjutnya, jika dana kas ini habis sedikit lebih banyak, kasir akan mengikuti kebijakan untuk mengembalikan jumlah uang tunai yang tepat dengan jumlah yang sama dengan yang dilakukan sebelumnya, sehingga dana kas kecil selalu sama pada waktu tertentu meskipun telah dibelanjakan secara teratur.

2. Metode Berubah-Ubah

Jumlah petty cash setiap bulan di bawah teknik petty cash variabel akan bervariasi sesuai dengan tuntutan organisasi. Pendekatan ini memungkinkan kamu untuk menyesuaikan jumlah petty cash yang telah disepakati pada awal saldo ketika petty cash didirikan.

Jika jumlah Petty Cash dalam metode tetap harus sama setiap periode, jumlah petty cash dalam pendekatan variabel ini tidak harus sama dan disesuaikan dengan kebutuhan periode tersebut. Teknik variabel ini mengungkapkan karakteristik sebagai berikut:

• Pengisian kembali uang petty cash didokumentasikan dalam akun petty cash.
• Ada bukti pengeluaran dalam buku jurnal dengan mengikat akun terkait dengan pengguna kredit dalam waktu tertentu.
• Kuantitas dana petty cash tidak selalu sama dan diubah sesuai dengan pertumbuhan operasi dan tuntutan pengguna dana.
• Memang tidak semua bisnis menggunakan petty cash dalam sistem manajemennya. Petty cash merupakan kebutuhan opsional dan kondisional yang disesuaikan dengan jadwal kerja perusahaan.

Dokumen yang Dibutuhkan Dalam Kas Kecil

Berikut ini adalah beberapa dokumen yang diperlukan dalam kas kecil yang perlu kamu ketahui:

1. Bukti Kas Keluar

Dokumen ini penting dalam memastikan bahwa urutan pengeluaran kas dari fungsi persamaan akuntansi berjalan sesuai yang ditentukan.

2. Cek

Cek adalah dokumen yang menginstruksikan bank untuk membayar sejumlah uang kepada orang atau organisasi yang namanya muncul pada cek atau pembawa cek.

3. Permintaan pengeluaran kas kecil

Dokumen ini digunakan untuk meminta sejumlah uang dari pemegang dana kas kecil sebagai bukti pengeluaran.

4. Bukti Pengeluaran Kas Kecil

Dokumen ini dibuat untuk mempertanggungjawabkan penggunaan dana kas dan diserahkan kepada pemegang dana kas kecil oleh pengguna uang kas kecil.

5. Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil

Formulir ini digunakan untuk memperoleh bukti penarikan uang tunai dari bagian utang dalam rangka pengisian kembali cadangan kas kecil.

Langkah-langkah Pengelolaan Kas Kecil

Berikut ini adalah langkah-langkah atau prosedur dalam pengelolaan kas kecil, yaitu:

1. Menetapkan Batas Saldo Kas Kecil

Manajemen harus sudah menetapkan saldo kas kecil yang disesuaikan dengan tuntutan operasional perusahaan dalam jangka waktu tertentu sejak dimulainya pembentukan rekening kas kecil.

Metode imprest dan fluktuasi adalah dua macam sistem pencatatan kas kecil yang dapat digunakan untuk menentukan jumlah saldo kas kecil.

Metode imprest memastikan bahwa saldo kas kecil selalu ditetapkan sebesar jumlah saldo yang ditentukan. Kasir kas kecil biasanya akan mengusahakan pengisian kembali kas kecil dalam jumlah yang sebelumnya dibelanjakan pada akhir periode.

Akibatnya, pengeluaran kas kecil tambahan dicatat ketika akun diisi ulang. Jenis kedua adalah variabel, yang berarti bahwa saldo kas kecil tidak ditetapkan tetapi berubah berdasarkan kuantitas kas kecil yang dibelanjakan.

2. Menentukan Kasir Kas Kecil

Setelah batas saldo ditetapkan, harus ada individu yang bertanggung jawab untuk menangani kas kecil, yang juga dikenal sebagai kasir kas kecil.

Karena kasir kas kecil ini menangani transaksi reguler sederhana, tidak semua karyawan memenuhi syarat untuk mengisi peran ini. Beberapa faktor yang harus dipertimbangkan saat memilih posisi kasir, antara lain:

• Menguasai dasar-dasar akuntansi.
• Mampu menangani transaksi dalam jumlah kecil.
• Jujur.
• Konsisten.
• Mampu mempelajari aplikasi komputer seperti Excel.

Selain itu pihak manajemen sebaiknya juga memberikan training sebelum kasir memulai tugasnya, seperti memberi arahan prosedur pengisian kembali kas kecil hingga cara rekonsiliasi kas kecil serta prosedur pembelian.

3. Pengisian Kembali Kas Kecil

Financial controller memerintahkan pengisian kembali kepada kasir umum dengan menarik uang tunai dari bank setelah menentukan batas saldo dan cara pencatatan kas kecil.

Uang tersebut kemudian diberikan kepada kasir kas kecil. Tahap berikutnya adalah penghitungan fisik, dan konfirmasi penyerahan akan diperlukan.

Kasir kas kecil menulis tanda terima untuk jumlah yang diserahkan serta tanda pergantian tanggung jawab atas dana selama prosedur ini. Jika saldo kas kecil jatuh di bawah ambang batas tertentu, kasir kas kecil harus mengajukan permintaan pengisian ulang kepada Financial Controller.

4. Penggunaan Kas Kecil

Kasir kas kecil hanya boleh melakukan pembayaran kas kecil untuk permintaan pembayaran untuk item yang diotorisasi oleh Financial Controller. Untuk setiap pengeluaran, kasir kas kecil harus membuat bukti pengeluaran kas kecil yang ditandatangani oleh penerima uang.

Transaksi kemudian dimasukkan dalam buku kas kecil, dan bukti pengeluaran disimpan atau diarsipkan. Setelah setiap transaksi, kasir kas kecil harus menghitung nominal uang kas kecil secara manual. Setelah dihitung, fisik kas kecil dibandingkan dengan catatan kas kecil yang disimpan oleh kasir kas kecil.

Hasilnya, akan mengurangi beban saat melakukan rekonsiliasi penutupan kas kecil setiap hari. Untuk mencegah kecurangan, Financial Controller juga harus memeriksa kas kecil dengan membandingkan kas kecil yang sebenarnya dengan catatan.

Tanya Jawab

Berikut ini adalah tanya jawab seputar pengertian kas kecil yaitu:

1. Apa yang Menjadi Ciri Kas Kecil?

• Jumlahnya diatur sesuai dengan peraturan manajemen keuangan.
• Tujuannya adalah untuk membiayai transaksi kecil dan berulang setiap hari atau setiap minggu.
• Tersimpan dalam petty cash box.
• Penanganannya atau pengisian ulangnya oleh kasir kas.

2. Bagaimana Proses Pengisian Dana Kas Kecil?

Pengisian kembali dana kas kecil dengan penarikan cek, dengan jumlah yang disesuaikan dengan dana kas kecil yang telah digunakan. Dana kas kecil diatur dengan menggunakan proses yang diuraikan di bawah ini:

• Dana kas kecil dibentuk dengan cek dan didokumentasikan dengan mendebet rekening dana kas kecil.

3. Dokumen apa yang Digunakan Dalam Mengelola Kas Kecil?

Pembentukan dana kas kecil menggunakan kertas BKK atau bukti kas keluar yang disediakan oleh kasir atau bagian keuangan.

Permintaan penggunaan uang kas kecil dengan kertas PPKK atau permintaan pengeluaran kas pecil. Sebagai verifikasi pembayaran kas kecil kepada pengguna kas kecil, pemegang kas kecil PPKK.

BACA JUGA:

Pengertian Akuntansi Biaya Menurut Para Ahli Lengkap
Pengertian Akuntansi Keuangan Menurut Para Ahli Terbaru
Pengertian Akuntan Publik, Tugas, Jenis dan Syaratnya

Kesimpulan

Dari penjelasan diatas bisa kita simpulkan bahwa pengertian kas kecil melakukan transaksi bisnis korporasi tidak perlu mengeluarkan sejumlah besar uang untuk membayar apa pun.

Demikianlah penjelasan dari Teknatekno seputar pengertian kas kecil, tujuan, fungsi, metode pencatatan kas kecil, dokumen yang dibutuhkan, langkah-langkah pengelolaan kas kecil. Semoga bermanfaat ya!