Pengertian Virtual Office, Manfaat dan Contohnya

Teknatekno.com – Istilah virtual office (kantor virtual) kini kembali menjadi perdebatan. Apa sebenarnya pengertian dari virtual office itu sendiri? Evolusi kantor virtual dikatakan memiliki sejarah yang sangat panjang sebelum menjadi tren kontemporer saat ini.

Sejarah panjang ini menunjukkan bahwa sistem kerja virtual telah lama dibutuhkan. Kantor virtual meningkatkan efisiensi dan kemanjuran operasi bisnis.

Dan kesepakatan ini sangat dicari oleh pemilik bisnis. Dengan terobosan teknis yang lebih kompleks, paradigma tenaga kerja ini berkembang dari waktu ke waktu.

Untuk membantu kamu memahami lebih dalam seputar virtual office, mulai dari pengertian virtual office itu sendiri, serta manfaat dan contohnya, yuk simak penjelasan dari Teknatekno dibawah ini.

Memahami Pengertian Virtual Office

Apa itu Virtual Office?

Pengertian virtual office atau kantor virtual adalah layanan yang memungkinkan kamu untuk menyewakan kantor virtual untuk perusahaan atau bisnis kamu. Kamu dapat menggunakan kantor virtual sebagai alamat perusahaan yang valid tanpa memiliki fasilitas nyata.

Alamat perusahaan tentunya sangat penting bagi perusahaan yang baru dibentuk karena akan dicantumkan dalam dokumen hukum perusahaan seperti anggaran dasar dan permohonan pengesahan status badan hukum.

Kantor virtual ini tidak hanya memberi kamu alamat kantor, tetapi juga ruang konferensi, layanan resepsionis, dan fasilitas lainnya. Kantor ini juga bisa menjadi pilihan yang baik bagi kamu yang ingin mengurangi pengeluaran operasional perusahaan kamu.

Layanan Virtual Office

Layanan dan fasilitas apa yang disediakan oleh kantor virtual? Beberapa layanan menggunakan kantor virtual antara lain:

1. Alamat Kantor di Zonasi Perkantoran

Ketika kamu menyewa kantor virtual, kamu akan mendapatkan alamat kantor asli serta zonasi kantor. Peraturan Daerah DKI Jakarta nomor 1 Tahun 2014 tentang Rencana Detail Tata Ruang dan Peraturan Zonasi diterbitkan oleh Pemerintah DKI Jakarta.

Pemerintah DKI membagi wilayahnya menjadi 32 zona berdasarkan kategorisasinya dalam peraturan daerah. Alhasil, kamu tidak akan sembarangan membangun gedung atau gedung perkantoran. Kamu mendapatkan alamat kantor yang sesuai dengan skema zonasi yang sesuai saat kamu menyewa kantor virtual.

2. Ruangan

Bahkan jika kamu menyewa kantor virtual, kamu akan memiliki akses ke layanan yang memungkinkan kamu memiliki area nyata. Kamu dapat memanfaatkan area yang sebenarnya untuk mengadakan pertemuan dengan staf atau pelanggan. Pemanfaatan ruang fisik biasanya ditentukan oleh paket leasing yang kamu pilih.

3. Layanan Resepsionis

Kamu tidak perlu lagi menangani surat, menyimpan kertas, atau melakukan tugas lain yang berhubungan dengan kantor.

Hal ini dikarenakan adanya layanan resepsionis virtual office yang akan membantu dalam proses surat menyurat, penyimpanan dokumen, dan menjawab panggilan pelanggan. Kamu juga akan mendapatkan notifikasi melalui WA atau email.

4. Nomor Telepon Kantor

Kamu dapat memperoleh nomor telepon kantor khusus untuk perusahaan kamu. Ini akan memberi perusahaan kamu penampilan yang lebih profesional dan dapat dipercaya.

Klien yang ingin menghubungi kamu dapat melakukannya dengan menghubungi nomor telepon kantor kamu. Tentu saja, kamu sudah memiliki layanan resepsionis untuk membantu pelanggan.

5. Pengurusan Dokumen Legal dan PKP

Kamu juga akan mendapatkan layanan seperti pembuatan akta pendirian perusahaan, SKDP, NPWP, SIUP, TDP, BNRI, dan surat-surat lainnya. Selanjutnya, kamu akan mendapatkan kesempatan untuk mengelola perusahaan dan bekerja sama dengan pemerintah. Layanan pengelolaan PKP atau Pengusaha Kena Pajak juga tersedia.

Cara Kerja Virtual Office

Cara Kerja Virtual Office

Cara kerja virtual office tidak sama dengan kantor konvensional. Berikut ini adalah ringkasan luas tentang cara kerja kantor virtual:

1. Video Conference

Mereka yang telah mendirikan kantor virtual akan lebih sering bekerja untuk melakukan konferensi video untuk semua operasi yang terkait dengan perusahaan, terutama kegiatan rapat.

Konferensi video juga diperlukan untuk menjaga komunikasi dan koneksi di antara rekan kerja. Setiap kegiatan yang berhubungan dengan koordinasi dapat dilakukan setiap saat. Membuat jam kerja lebih fleksibel. Apa dampaknya? Pekerjaan yang dihasilkan bisa lebih efektif dan efisien.

2. Virtual Address

Meskipun alamat virtual belum dapat digunakan secara legal, bisnis yang menggunakan sistem kantor virtual harus menggunakannya.

Alamat sebenarnya masih ditampilkan, tetapi alamat virtual adalah tujuan utama. Misalnya, setiap karyawan yang membutuhkan bantuan akan menghubungi kantor melalui email ke alamat virtual perusahaan.

3. Area Kerja Bersama

Cara kerja kantor virtual berikutnya adalah melalui penggunaan area kerja bersama atau ruang kerja bersama. Area kerja bersama dalam hal ini tentu saja merupakan ruang virtual yang dapat diakses oleh setiap pekerja.

Setiap pekerja akan dapat memasuki ruang kerja bersama. Setiap orang di area kerja ini akan bekerja sama dan bersinergi pada pekerjaan yang sedang dihadapi.

Ruang kerja virtual juga akan dibangun, dan lingkungan kerja akan terwujud meskipun dilakukan secara virtual. Salah satu keuntungan memiliki kantor virtual adalah lebih fleksibel dan produktif.

Manfaat Virtual Office Bagi Bisnis

Setelah melihat uraian cara kerja virtual office di atas, kamu bisa langsung memahami beberapa manfaat menggunakan virtual office.

Namun, untuk memahami sepenuhnya terkait manfaat dari kantor virtual ini, berikut manfaat yang bisa kita dapatkan dari kantor visual:

1. Menghemat Biaya

Manfaat mendirikan kantor virtual pertama tentu saja finansial. Perusahaan yang menggunakan ide kantor virtual akan menghemat pengeluaran operasional seperti sewa kantor, tagihan listrik, dan biaya tenaga kerja administrasi.

Banyak bisnis sekarang memilih untuk menyewa ruang kerja bersama sebagai ruang kantor, bahkan jika mereka memiliki kantor fisik sendiri. Alasannya karena lebih hemat biaya! Setiap perusahaan akan menghemat uang dengan menggunakan ide kantor virtual.

Seperti yang kita semua tahu, aspek paling mahal dalam menjalankan perusahaan dengan pengaturan kerja tradisional adalah biaya sewa kantor, biaya energi, dan, tentu saja, harga internet.

2. Tidak Banyak Kendala

Tidak dapat dipungkiri bahwa setiap pegawai yang berangkat ke kantor pasti menemui tantangan. Mulai dari kemacetan lalu lintas, konflik kantor yang tidak ada gunanya, dan hambatan lainnya.

Setiap tantangan yang disebutkan di atas akan dihindari dengan menggunakan gagasan kantor virtual. Karena kantor yang diinginkan adalah kantor virtual yang bisa diakses kapan saja, inilah alasannya.

Kamu tidak harus duduk di lalu lintas untuk pergi ke kantor. Tidak ada alasan untuk drama dengan karyawan beracun dan menjengkelkan.

Hampir semuanya dilakukan secara virtual. Kinerja pekerjaan individu dan indikator keberhasilan pekerjaan dievaluasi. Ini menginspirasi semua karyawan untuk bekerja lebih keras.

3. Rapat Jadi Lebih Mudah

Manfaat lain dari mendirikan kantor virtual adalah kemudahan untuk mengadakan rapat. Rapat dapat dilakukan di mana saja dan kapan saja, sehingga lebih fleksibel.

Sebagai pekerja, hanya perlu menjadwalkan rapat di laptop atau smartphone kamu, dan rapat dapat dilakukan secara virtual, sehingga lebih produktif dan nyaman.

4. Tidak Perlu Keluar Rumah

Manfaat dari kantor virtual terakhir adalah kamu tidak perlu keluar rumah dan selalu dekat dengan keluarga kamu. Tentu saja, ini adalah fantasi setiap pekerja kantoran.

Ini juga sering disebut sebagai alasan utama bagi perusahaan mana pun untuk menggunakan kantor virtual. Karena dengan dukungan keluarganya, setiap pekerja mampu bekerja dengan efektif. Gesekan di tempat kerja juga berkurang, yang akan menguntungkan perusahaan dan karyawan.

Kelebihan dan Kekurangan Menggunakan Virtual Office

Kelebihan Menggunakan Virtual Office

Berikut ini beberapa kelebihan menggunakan kantor virtual bagi perusahaan:

1. Menghemat Biaya Operasional

Tentu saja, kamu tidak perlu mempertimbangkan biaya untuk membangun atau menyewa bangunan yang mahal. Selain itu, kamu tidak perlu memiliki perabot kantor karena kamu dapat menyewanya. Jika dibandingkan dengan metode operasi tradisional, kamu dapat menghemat hingga 90% untuk pengeluaran operasional.

2. Meningkatkan Branding Perusahaan

Lokasi perusahaan yang strategis, serta kantor yang layak dan tertata dengan baik, tentunya akan meningkatkan branding dan citra perusahaan kamu. Bisnis juga akan berfungsi lebih lancar karena kepercayaan masyarakat terhadap lokasi dan citra perusahaan kamu tumbuh.

3. Fleksibilitas dalam Bekerja

Kamu dapat bekerja dari lokasi mana pun dan kapan pun. Kamu juga tidak harus pergi ke kantor setiap hari, yang memungkinkan kamu menghabiskan lebih banyak waktu bersama keluarga.

Kamu juga tidak diharuskan untuk menghadiri jam kantor. Ini memungkinkan kamu untuk mengatur jam kamu sendiri dan menyesuaikannya dengan kebutuhan pelanggan kamu.

4. Dapat Mengajukan PKP

Jika kamu menggunakan kantor virtual, kamu dapat mengajukan PKP atau Pengusaha Kena Pajak. PKP adalah orang pribadi, badan, atau badan usaha yang menyediakan Barang Kena Pajak (BKP) atau Jasa Kena Pajak (JKP) yang dikenai PPN.

Kekurangan Menggunakan Virtual Office

Meskipun kantor virtual menawarkan banyak kelebihan, ternyata mereka juga memiliki kekurangan yang harus diterima penggunanya. Berikut ini adalah beberapa kekurangan dari kantor virtual:

1. Hubungan Antar Karyawan Menjadi Kurang Dekat

Komunikasi dengan pekerja dapat dilakukan secara efektif melalui platform perusahaan. Namun, obrolan hampir pasti tentang perusahaan, sehingga ikatan pribadi akan berkurang.

Meskipun kekurangan ini mungkin tampak biasa saja, hal ini dapat menimbulkan masalah bagi pekerja jika terjadi ketidaksepakatan berikutnya. Jadi, sebagai pengusaha, kamu mungkin sering mengadakan pertemuan tatap muka untuk mengurangi atau mencegah hubungan yang kurang pribadi ini.

Misalnya, dengan bertemu setiap enam bulan atau kurang, kita bisa menciptakan kedekatan sehingga karyawan tahu siapa bosnya dan sebaliknya.

2. Terkadang Menjadi Kurang Fokus

Bekerja di kantor virtual dapat menyebabkan beberapa individu kehilangan konsentrasi. Sebagai permulaan, tidak semua pekerja dapat bekerja dalam keramaian, terutama di lingkungan rekan kerja. Kedua, beberapa karyawan memiliki atau membutuhkan tempat yang tenang sementara kantor virtual tetap penuh.

Pilihan bagi karyawan yang tidak dapat bekerja di area sibuk adalah dengan menyewa ruangan tertutup. Penyedia kantor virtual sekarang menyediakan ruangan tertutup yang dapat digunakan bisnis untuk bekerja lebih tenang.

3. Waktu Kerja Sudah Habis

Salah satu masalah paling umum yang dihadapi pekerja adalah menghabiskan banyak waktu bekerja di kantor virtual. Mereka yang dapat menyelesaikan pekerjaan jarak jauh akan lebih tenang dan tidak perlu khawatir. Para pekerja akhirnya akan mulai berangkat pada tengah hari atau bahkan bekerja hingga larut malam.

Mungkin bisa menggunakan model atau prosedur pekerjaan lepas dari pelanggan lain asalkan selesai. Mereka yang bekerja di perusahaan, di sisi lain, harus dapat bekerja tepat waktu.

Bahkan jika tidak ada sidik jari, mereka harus bekerja sesuai dengan skema adat, dan disepakati bahwa pekerja harus online pada waktu yang ditentukan dari pukul 10 pagi hingga 6 sore. Bekerja dalam batasan waktu akan mengurangi keterlambatan, kesalahan, dan kegagalan staf.

Jika staf selalu tersedia pada waktu yang ditentukan, komunikasi dapat diarahkan dan beroperasi dengan lancar. Alhasil, apa yang dikerjakan bisa selesai tepat waktu dan dengan hasil terbaik.

Contoh Perusahaan yang Menggunakan Kantor Virtual

Contoh Perusahaan yang Menggunakan Virtual Office

Setelah memahami tentang pengertian virtual office, selanjutnya kita akan membahas contoh virtual office. Berikut ini beberapa contoh perusahaan di Jakarta yang sudah menggunakan virtual office:

1. Jakarta Virtual Office (vOffice Jakarta)

Salah satu contoh kantor yang berada di daerah Jakarta ini sudah menerapkan virtual office. Jakarta virtual office memberikan berbagai fasilitas seperti uang meeting, akses internet, lounge, percetakan, mesin fotokopi, dan fasilitas lainnya.

Selain itu, kantor ini juga memberikan alamat perusahaan yang terkenal dan kredibel. VOffice Jakarta ini berada di The City Tower, Jalan MH. Thamrin No.81, RT01/RW06, Menteng, Jakarta Pusat.

2. Infiniti Virtual Office

Kantor virtual ini menawarkan layanan sewa kantor mulai dari Rp 7.700 per hari. menawarkan layanan salam profesional serta ruang konferensi tambahan untuk aktivitas bisnis.

Kita juga akan memiliki tempat pribadi bagi para pekerja untuk memulai bisnis mereka sendiri. Infiniti Virtual Office ini berada di Jalan Permata Regency D/37, Kembangan, Jakarta Barat.

3. UnionSpace Virtual Office Jakarta

Kantor ini berfungsi sebagai alamat bisnis resmi perusahaan. UnionSpace virtual office menawarkan biaya sewa bulanan sebesar Rp 325.000 dengan mendapatkan fasilitas,

Yang disesuaikan dengan permintaan perusahaan seperti alamat bisnis resmi, nomor telepon lokal, dan layanan penjawab telepon. UnionSpace ini berada di PIK Avenue, Jalan Pantai Indah Kapuk, Kamal Muara, Jakarta.

4. IPHUB, Virtual Office Jakarta

Kantor virtual ini menawarkan sewa bisnis. Tidak hanya itu, IPHUB juga menyediakan layanan korporasi, komersial, dan keuangan. Ruang pertemuan, ruang kantor, dan kedai kopi dibeli sebagai fasilitas.

Biaya sewa IPHUB ditentukan pada bundel yang dipilih. Tarif bulanan paling terjangkau adalah Rp 400.000. Tersedia juga full bundle seharga Rp 1,2 juta per bulan. IPHUB ini berada di Jalan Cikini Raya Nomor 9, Menteng, Jakarta Pusat.

Bisnis yang Cocok Menggunakan Virtual Office

Terdapat beberapa jenis bisnis yang bisa menerapkan kantor virtual. Berikut diantaranya:

1. Startup

Perusahaan rintisan lebih cenderung memanfaatkan internet. Ini bermanfaat karena lebih mudah beradaptasi dan dapat digunakan di mana saja.

Selain itu, sebagian besar perusahaan memiliki sedikit pekerja dan tidak membutuhkan sentuhan langsung. Karyawan di startup sering kali bekerja dari jarak jauh, menggunakan internet untuk menghindari keharusan pergi ke kantor.

2. UMKM

Bisnis semacam ini membutuhkan sedikit modal dan beroperasi dalam skala kecil. UMKM dapat mengurangi biaya operasional mereka dengan menggunakan kantor virtual. Biaya mungkin dialokasikan kembali ke tuntutan lain untuk memajukan perusahaan.

3. Freelancer

Freelancer memiliki manfaat untuk dapat bekerja secara mandiri. Pekerjaan freelancer tidak terbatas pada satu lokasi atau waktu. Akibatnya, kantor virtual cocok untuk pekerja lepas. Kantor virtual mungkin berguna untuk pekerjaan seperti desainer grafis, pemasar digital, penulis konten, dan lainnya.

4. Jasa Konsultasi

Kantor virtual dapat digunakan oleh jasa konsultasi seperti keuangan atau hukum. Seorang konsultan memiliki izin praktik yang dilampirkan secara pribadi, sehingga tidak diperlukan kantor tetap. Untuk menghemat pengeluaran, konsultan wiraswasta dapat menggunakan kantor virtual.

Bisnis yang Tidak Bisa Menggunakan Virtual Office

Sebelum kamu menyewa kantor virtual, kamu harus memahami organisasi mana yang boleh dan tidak dapat menggunakan kantor virtual. Berikut adalah beberapa perusahaan yang tidak dapat memanfaatkan kantor virtual:

1. Event Organizer

Salah satu syarat untuk mendirikan perusahaan event organizer adalah ketersediaan ruang kantor; kantor virtual tidak dapat digunakan.

Layanan event organizer termasuk mengatur dan menyelenggarakan acara berdasarkan kebutuhan kerja dan tema acara. Bagian ini mencakup pernikahan EO, perayaan ulang tahun, dan acara serupa lainnya.

2. Pariwisata

Pariwisata adalah industri yang membutuhkan kantor fisik dan, tentu saja, lokasi fisik. Akibatnya, perusahaan di industri pariwisata tidak dapat mempekerjakan kantor virtual. Bali Tourism Development Corporation (BTDC), Tanjung Lesung, dan Lombok Tourism Development Corporation (LTDC).

3. Jasa Konstruksi

Jasa konstruksi memerlukan persetujuan khusus, yang melarang penggunaan kantor virtual. Pengajuan izin gangguan dan Pengusaha Kena Pajak adalah dua contoh (PKP). Akibatnya, layanan konstruksi mungkin mendapat manfaat dari kantor virtual.

4. E-Commerce

Menurut pasal 27 Peraturan Pemerintah nomor 80 Tahun 2019, perusahaan pelaku perdagangan elektronik wajib menyediakan layanan pengaduan konsumen yang memuat alamat dan nomor kontak pengaduan.

Sebagai ukuran perlindungan konsumen, aturan ini mengharuskan e-commerce untuk memiliki alamat perusahaan yang dapat diidentifikasi.

5. Properti

Perusahaan properti membutuhkan tempat untuk memajang barang-barang yang akan dijual atau disewakan. Hal ini tentunya membutuhkan lahan yang luas sehingga membuat virtual office menjadi tidak efektif.

Selanjutnya, perusahaan properti biasanya harus diverifikasi sebagai PKP, dan bisnis harus melalui prosedur verifikasi dan pemeriksaan lokasi oleh Direktur Jenderal Pajak.

6. Transportasi

Bentuk perusahaan transportasi ini memiliki arus kas yang tinggi, operasi penerimaan dan pengiriman, dan penyimpanan transportasi yang membutuhkan ruang. Akibatnya, perusahaan transportasi tidak dapat mempekerjakan kantor virtual.

FAQ Seputar Kantor Virtual

FAQ

Berikut pertanyaan seputar pengertian virtual office.

Mengapa Virtual Office Disukai Para Pengusaha?

Karena kantor virtual sering terletak di area bisnis, mereka lebih bergengsi dan dapat meningkatkan nilai jual bisnis serta meningkatkan kepercayaan publik terhadap keberadaan perusahaan kamu.

Apa Saja Ciri Ciri Kantor Virtual?

Virtual Office memiliki ciri-ciri sebagai berikut:

  1. Layanan menjawab telepon
  2. Ruang Pertemuan
  3. Fleksibel
  4. Alamat sendiri
  5. Layanan Surat Menyurat

Apa Dampak Negatif dari Virtual Office?

Salah satu dampak negatif dari kantor virtual adalah izin usaha hanya diberikan dalam jumlah terbatas. TDP untuk perusahaan virtual office, misalnya, hanya diberikan selama satu tahun dan dapat diperpanjang.

Jika lokasinya bukan kantor virtual, TDP 5 tahun dapat diberikan. Kesulitan mungkin timbul jika pelanggan atau pihak berwenang melakukan survei terhadap perusahaan.

Bagaimana Menerapkan Kantor Virtual di Perusahaan Agar Maksimal?

Berikut ini adalah cara memaksimalkan penerapan virtual office:

  1. Perbanyak komunikasi langsung
  2. Gunakan untuk meeting secara rutin.
  3. Menggunakan komponen multimedia dengan maksimal
  4. Gunakan grup chat
  5. Share dokumen ke semua orang
  6. Mendapatkan domisili
  7. Sering melakukan sharing ide

Kesimpulan

Dari penjelasan diatas bisa kita simpulkan bahwa pengertian virtual office adalah layanan yang memungkinkan kamu untuk menyewakan kantor virtual untuk perusahaan atau bisnis kamu. Kamu dapat menggunakan kantor virtual sebagai alamat perusahaan yang valid tanpa memiliki fasilitas nyata.

Demikianlah penjelasan dari Teknatekno seputar virtual office, mulai dari pengertian virtual office itu sendiri, cara kerjanya, manfaat serta kelebihan dan kekurangan menggunakan virtual office, sampai dengan contoh perusahaan di Jakarta yang menggunakan virtual office. Semoga bermanfaat!

Cek Berita dan Artikel Teknatekno.com Lainnya di Google News

Back to top button